○小林市電子計算組織の管理運営に関する規程
平成18年3月20日
訓令第6号
(趣旨)
第1条 この訓令は、本市における電子計算組織の管理運営に関し、必要な事項を定めるものとする。
(1) 電子計算組織 電子計算機及びその周辺機器を使用し、与えられた一連の処理手順に従って事務を自動的に処理する電子的機器の組織をいう。
(2) 電算処理 電子計算組織による情報の入出力、記録、判断、演算などの処理をいう。
(3) 主管課 電算処理の対象となる事務を所掌する課等をいう。
(4) データ 電算処理によって目的情報を得るために必要な数値、文字等の資料をいう。
(5) 入出力帳票 電算処理に使用する帳票をいう。
(6) 記録媒体 情報を記録する磁気ディスク、磁気テープその他磁気等を利用して記録している媒体をいう。
(7) 端末機 電子計算組織の主要部分と直接に又は通信回線によって結ばれ、データの入出力の機能を有する機器をいう。
(8) ドキュメント システム設計書、操作手引書、プログラム仕様書等電算処理に必要な仕様書類をいう。
(データ保護管理者)
第3条 データを的確に保護管理するため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、副市長をもって充てる。
(1) 入出力帳票に記載されたもの 当該入出力帳票に係る事務を所掌する主管課長
(2) 前号に掲げる以外のもの 企画政策課長
(入出力帳票、記録媒体の管理)
第5条 取扱責任者は、入出力帳票及び記録媒体を適正に管理するため、次に掲げる事項について、必要な措置を講じなければならない。
(1) 受払い及び保管に関する記録
(2) 保管場所及び保管施設等の指定
(3) 外部への持出し及び複写等
(4) 廃棄の方法及び時期
(5) その他保護管理者が定めるもの
(ファイルの管理)
第6条 企画政策課長は、記録媒体のうち、マスターファイル及びこれに準じる重要なファイル(以下「ファイル」という。)を適正に管理するため、その管理状況を随時に点検するとともに、ファイルの作成から廃棄に至るまでの経過を記録しなければならない。
2 企画政策課長は、ファイルの複写、消去、廃棄及びクリーニング等についてその手続を定め、他に漏らさないように措置を講じなければならない。
3 企画政策課長は、ファイルの障害の有無について定期的に又は随時に点検し、ファイルに重大な障害がある場合は、保護管理者に報告するとともに速やかに修復の措置を講じなければならない。
(ドキュメントの管理)
第7条 取扱責任者は、ドキュメントを所定の場所に保管する等適正に管理しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを外部に持ち出し、又は複写等をしようとする場合には、保護管理者の承認を得なければならない。
(電算処理の申請)
第8条 主管課長は、事務の電算処理を申請しようとするときは、電算処理申請書(様式第1号)を保護管理者に提出しなければならない。
2 主管課長は、前項の申請に当たり、他の課の事務に関するデータを使用する必要があるときは、当該課の取扱責任者の承認を得なければならない。
(1) 市民の福祉の増進に寄与するものであること。
(2) 行政の近代化又は事務能率の向上に寄与するものであること。
(3) 市の将来の構想と整合するものであること。
(4) 現に電算処理を行っている他の業務の処理に支障を生じないものであること。
(計画の策定等)
第10条 保護管理者は、毎年1月末日までに、翌年度の年間計画を策定するものとする。
2 企画政策課長は、年間計画に基づき、毎月5日までに翌月の電算処理に係る月間計画を作成し、主管課長に通知するものとする。
3 企画政策課長は、月間計画を変更する必要が生じたときは、主管課長と協議の上変更することができる。
(電子計算組織の操作制限)
第11条 電子計算組織は、次に掲げる場合を除き操作してはならない。
(1) 年間計画に基づく業務の処理を行うとき。
(2) プログラムの生成等を行うとき。
(3) 職員の教育訓練を行うとき。
(4) 保守点検を行うとき。
(5) 前各号に定めるもののほか、保護管理者が特に必要と認めるとき。
(端末機管理者)
第12条 端末機の適正な管理を行うため、端末機を設置する主管課に端末機管理者を置き、当該課長をもって充てる。
2 端末機管理者は、所管する端末機を厳正に管理するとともに、データの秘密が他に漏れないように適正に管理しなければならない。
(端末機の操作制限)
第13条 端末機管理者から端末機の操作の指定又は承認を受けた者(以下「端末機取扱者」という。)以外のものは、端末機を操作してはならない。
2 端末機管理者は、端末機取扱者を指定又は承認したときは、保護管理者に報告するものとする。
3 端末機取扱者は、端末機を適正に操作するとともにデータの秘密を厳重に守らなければならない。
4 端末機取扱者は、所掌事務の範囲を超えて操作してはならない。
(規制措置)
第14条 企画政策課長は、事務処理に必要なデータ以外の検索及びデータの改ざんを防止するため、必要な技術的措置を講じなければならない。
(情報管理室等への立入り制限)
第15条 企画政策課長は、情報管理室への入出については、許可を与えた職員以外の者を立ち入らせてはならない。
2 企画政策課長は、必要があると認めるときは、前項の規定にかかわらず、立入りを許可することができる。この場合においては、原則として企画政策課の職員を立ち会わせるものとする。
(保安措置)
第16条 企画政策課長は、火災その他の災害及び盗難に備えて情報管理室等の保安措置を講じなければならない。
(事故発生時の対策)
第17条 企画政策課長は、事故発生時の対策を定めるとともに、その内容を関係職員に熟知させるものとする。
2 企画政策課長は、事故が発生した場合は、速やかに事故の経緯、被害状況等を調査し、保護管理者に報告するとともに復旧のための措置を講じなければならない。
附則
この訓令は、平成18年3月20日から施行する。
附則(平成19年3月1日訓令第1号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年4月1日訓令第7号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月19日訓令第16号)
この訓令は、平成22年3月23日から施行する。
附則(令和4年12月28日訓令第4号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。ただし、第1条の規定は、公表の日から施行する。
