○住民異動届に伴う届出人の確認に係る事務処理要領
平成18年3月20日
告示第24号
(目的)
第1条 この告示は、住民異動届の際に窓口において届出人(本人・世帯員及び代理人を含む。以下同じ。)の確認を行うことにより、第三者からの虚偽の届出を防止し、併せて市民の個人情報を保護するとともに、住民基本台帳の記録の正確性とその事務に対する信頼性を確保することを目的とする。
(対象となる届の範囲)
第2条 届出人確認の対象となる住民異動届は、転入、転居及び転出等すべての異動届とする。
(届出人の確認方法)
第3条 届出人の確認は、次に掲げるいずれかの書類をもって行う。
(1) 個人番号カード、住民基本台帳カード、パスポート、運転免許証その他官公署が発行した免許証、許可証又は資格証明書等(本人の写真が貼付されたものに限る。)
(2) 前号の書類が更新中の場合に交付される仮免許証や引換証類、地方公共団体が交付する療育手帳、老人医療受給者証、介護保険被保険者証、健康保険の被保険者証、各種年金証書等
(3) 預金通帳、社員証、学生証、キャッシュカード等。これらの書類については複数提示が原則であるが、提示できない場合は口頭による質問(以下「聴聞」という。)により本人確認を行うものとする。
(確認できなかった場合及び確認を拒否された場合の事務処理)
第5条 第3条に定めるところにより本人確認ができなかった場合及び確認を拒否された場合においては、届出書が正確に記載されていることを確認し、届出人の連絡先等を聴取し受理した上で届出人本人に対して届出を受理した旨の通知を行う。なお、その取扱いについては、次に定めるものとする。
(1) 内容 届出年月日、届出名及び異動者の氏名並びに受理した旨を記載する(様式第1号)。
(2) 宛先等 届出人本人あてに、異動前住所に送付する。届出書を持参した者が代理人の場合にあっては、異動者本人の前住所あてに送付する。なお、住所設定、未届転入、国外転入及び住所異動を伴わない届出の場合は、現住所に送付する。
(3) 通知手段 封書による簡易書留(転送不可)で送付する。
(4) 通知後の処理 宛先不明等により返送された通知は、再送することなく保管するものとする。なお、通知に関わる書類は、届出書を受理した日から1年間保管するものとする。送付後、一定期間を経過したものについては、簡易書留の確認を行い、受取日時を記録する。
(確認後の処理及び記録等)
第6条 届出書余白の確認欄に窓口においてどのような書類又は方法により確認を行ったかを記録する。なお、確認ができなかった場合又は確認を拒否された場合においてもその旨を記録する。
2 確認の通知の経緯を明らかにするため、住民異動届出人確認台帳(様式第2号)を作成し、記録する。
3 確認台帳の保存期間は、3年とする。
附則
この告示は、平成18年3月20日から施行する。
附則(平成21年2月12日告示第25号)
この告示は、平成21年3月1日から施行する。
附則(平成21年3月30日告示第84号)抄
(施行期日)
1 この告示は、平成21年4月1日から施行する。
(経過措置)
3 この告示の施行の際現にある改正前の様式による用紙については、当分の間、必要な修正を加えたうえ、使用することができる。
附則(平成27年12月28日告示第321号)
この告示は、平成28年1月1日から施行する。
