○小林市住民基本台帳ネットワークシステム本人確認情報等管理規程
平成29年2月24日
訓令第1号
(趣旨)
第1条 この訓令は、住民基本台帳ネットワークシステムの情報資産(住民基本台帳ネットワークシステムに係る全ての情報並びにソフトウェア、ハードウェア、ネットワーク及び磁気ディスクをいう。以下同じ。)のうち、本人確認情報、当該本人確認情報が記録されたサーバに係る帳票、個人番号カード及び住民基本台帳カードについて本人確認情報管理を行い、及びこれら以外の情報資産を管理することに関し、必要な事項を定めるものとする。
(本人確認情報管理責任者及び情報資産管理責任者)
第2条 住民基本台帳ネットワークシステムの情報資産のうち、本人確認情報、当該本人確認情報が記録されたサーバに係る帳票、個人番号カード及び住民基本台帳カードの管理責任者(以下「本人確認情報管理責任者」という。)は、市民課長をもって充て、これら以外の情報資産の管理責任者(以下「情報資産管理責任者」という。)は、企画政策課長をもって充てる。
2 本人確認情報管理責任者又は情報資産管理責任者に事故があるときは、あらかじめその指名する者がその職務を代理する。
(本人確認情報管理責任者の所掌事務)
第3条 本人確認情報管理責任者は、本人確認情報を取り扱うことができる職員(以下「取扱者」という。)を指定するとともに、本人確認情報の漏えい、滅失及び毀損の防止その他本人確認情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
2 本人確認情報管理責任者は、本人確認情報の記録されたサーバに係る帳票及び住民基本台帳カードの管理方法を定めるものとする。
(情報資産管理責任者の所掌事務)
第4条 情報資産管理責任者は、自己の管理に係る情報資産の管理方法(操作者の指定を含む。)を定めるものとする。
2 情報資産管理責任者は、本人確認情報管理責任者と協議の上、住民基本台帳ネットワークシステムのオペレーション計画を定めるものとする。
3 情報資産管理責任者は、不正アクセスにより、本人確認情報の漏えい、毀損等の被害を受けるおそれがある場合には、本人確認情報の保護を最も優先するものとし、ネットワークの遮断等の対応の判断を速やかに行うとともに、できる限り速やかに改善措置を講ずるものとする。
(1) 統合端末の画面情報に関する留意項目 次に掲げる事項
ア ディスプレイを、来庁者その他取扱者以外の者に漫然と見られることがないよう設置すること。
イ ディスプレイに斜視防止フィルタを適用する等の覗き見防止措置を講ずること。
ウ タッチパネルを利用した入力については、タッチパネルの画面を、来庁者その他取扱者以外の者に見られることがないように配慮を施すこと。
エ スクリーンセーバを利用し、画面を長時間連続して表示させないようにすること。
(2) 本人確認情報の入力、訂正及び削除(以下「入力等」という。)時の留意項目 次に掲げる事項
ア 入力等を行った取扱者以外の取扱者が、入力等の内容を確認すること。
イ 入力等から確認に至るまでを2人の取扱者で行うこと。
ウ 入力等に用いた帳票等は、シュレッダー等を用いて廃棄すること。ただし、保管が必要な帳票等は、本人確認情報管理簿(様式第1号)に記載し、書庫等に施錠保管すること。
エ 訂正は、本人確認情報管理責任者の許可を得た上で行い、訂正した日から1年間、当該訂正に係る記録を書庫等に施錠保管すること。
オ 本人確認情報は、紙に録取すること、端末にテキスト文書として保存すること等をしてはならないこと。
カ 入力等を行った際は、その実施年月日、取扱者の氏名及び処理内容を記録すること。
(3) 本人確認情報の検索及び抽出時の留意項目 次に掲げる事項
ア 業務上必要のない検索を行ってはならないこと。
イ あらかじめ検索又は抽出条件を明確にしなければならないこと。
ウ 検索又は抽出によってディスプレイ上に表示された本人確認情報について、その画面のハードコピーを取ってはならないこと。ただし、やむを得ずその必要があると認められる場合には、事前に本人確認情報管理責任者の許可を得た上で行い、当該許可の記録を残さなければならないこと。
(4) 離席時の留意項目 業務アプリケーションを必ずログオフし、又は終了させなければならないこと。ただし、サーバの運用時間中においては、その端末のうち1台は、終了させてはならないこと。
(5) 整合性確認処理時等において20人以上の本人確認情報を出力する場合の留意項目 一度に出力してはならないこと。ただし、やむを得ずその必要が認められる場合には、事前に本人確認情報管理責任者の許可を得た上で行い、当該許可の記録を残さなければならないこと。
(本人確認情報取扱いの実施状況の確認)
第6条 本人確認情報管理責任者は、少なくとも月1回以上、次に掲げる事項について、実施状況の確認を行い、その結果を記録するものとする。この場合において、第3号に掲げる事項については、取扱者へのヒアリングを行うものとする。
(1) 前条各号に定める留意事項が実際の業務において遵守されていること。
(2) 操作ログに、業務上必要のない操作履歴が残されていないこと。
(3) 業務上必要のない検索又は抽出が行われていないこと。
(1) 出力に関する項目 次に掲げる事項
ア 帳票の内容(数量及び内訳をいう。)
イ 出力年月日
ウ 出力する取扱者の氏名及び所属部署名
エ 出力した帳票の使用理由
オ 本人確認情報管理責任者の許可の有無
カ 使用の際の注意事項
(2) 保管に関する項目 次に掲げる事項
ア 保管場所
イ 保管期間
(3) 廃棄に関する項目 次に掲げる事項
ア 廃棄年月日
イ 廃棄する取扱者の氏名及び所属部署
ウ 帳票の廃棄理由
エ 本人確認情報管理責任者の許可の有無
オ 廃棄方法
2 前項の規定による管理の対象とする帳票は、次に掲げるとおりとする。
(1) 広域交付住民票
(2) 転出証明確認書
(3) 転入通知確認書
(4) 住民票コード通知票
(5) 住民票コード変更通知票
(6) 住民票の写しの広域交付・特例転入出処理件数一覧表
(7) 住民票コード要求・付番処理件数一覧表
(8) 本人確認情報更新処理件数一覧表
(9) 本人確認情報整合性結果リスト
(10) 本人確認情報リスト
(11) 住民票の写しの広域交付・特例転入出処理件数年合計一覧表
(12) 住民票コード要求・付番処理件数年合計一覧表
(13) 本人確認情報更新処理件数年合計一覧表
(14) 戸籍附票記載事項通知処理件数一覧表
3 取扱者は、第1項の規定による帳票の出力をする場合には、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 出力装置を、来庁者その他取扱者以外の者が出力帳票を見ることができないように設置すること。
(2) 帳票を出力した場合には、出力装置上に放置せず、速やかに回収すること。
(3) 出力装置を適時確認し、帳票が放置されている場合は、出力した取扱者を特定して注意を促し、当該帳票を廃棄すること。
5 取扱者は、第1項の規定による帳票の廃棄をする場合には、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 事前に、本人確認情報管理責任者の許可を得て廃棄すること。
(2) 廃棄の方法は、帳票の内容を読み出せないように、焼却、裁断又は溶解をする方法によること。
(3) 廃棄状況及び結果を帳票管理簿(様式第2号)に記録して、本人確認情報管理責任者に報告すること。
(帳票受渡管理簿)
第8条 本人確認情報管理責任者は、次に掲げる必要事項を記録するための帳票受渡管理簿(様式第3号)を作成し、帳票を利用するに当たっては、取扱者に当該必要事項を記録させるものとする。
(1) 帳票名
(2) 利用者の氏名、利用目的、利用年月日及び返却予定年月日
(3) 利用場所
(4) 返却年月日
(5) 本人確認情報管理責任者の許可の有無
2 取扱者は、帳票を持ち出して利用する場合には、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(2) 持ち出して利用している間は、保管場所と同等の安全を確保し、本人確認情報管理責任者及び取扱者以外の者が閲覧し、又は持ち出すことができる場所に放置しないこと。
(3) 原則として、複写を行わないこと。
(4) 帳票の盗難又は紛失時には、直ちに本人確認情報管理責任者に報告すること。
(5) 返却の際には、帳票受渡管理簿(様式第3号)に必要事項を記録して本人確認情報管理責任者に報告すること。
(帳票管理の実施状況の確認)
第9条 本人確認情報管理責任者は、少なくとも月1回以上、次に掲げる事項について、実施状況等を確認し、その結果を記録するものとする。
(2) 帳票管理簿(様式第2号)と現況が一致し、紛失等がないこと。
(3) 出力装置が、来庁者その他取扱者以外の者が出力された帳票を見ることができないように設置されていること。
(4) 帳票及び帳票管理簿(様式第2号)が施錠保管され、及びそれらが保管された書庫等の鍵が適切に保管されており、本人確認情報管理責任者及び取扱者以外の者がアクセスできる場所に放置されていないこと。
(5) 廃棄状況及びその結果が記録されていること。
(その他)
第10条 この訓令に定めるもののほか、本人確認情報管理等に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、公表の日から施行する。
(小林市住民基本台帳ネットワークシステム情報資産管理規程の廃止)
2 小林市住民基本台帳ネットワークシステム情報資産管理規程(平成18年小林市訓令第11号)は、廃止する。
