○文書取扱いの様式等を定める要綱
平成18年3月20日
告示第5号
(趣旨)
第1条 この告示は、小林市文書取扱規程(平成18年小林市訓令第5号。以下「訓令」という。)第36条の規定に基づき、当市の文書の取扱いについての様式及び文書の保存年限の基準を定めるものとする。
(5) 訓令第13条の規定による収受印(別図)
(1) 郵便物を料金後納で発送する場合 料金後納郵便物差出票(様式第5号)
(2) 郵便物を切手で発送する場合 郵便物切手受払簿(様式第6号)
(3) 文書を起案する場合 起案用紙(様式第7号)
(保存年限の基準)
第4条 文書の保存年限の基準は、別表のとおりとする。
2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。
附則
この告示は、平成18年3月20日から施行する。
附則(平成19年3月1日告示第36号)
この告示は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月12日告示第37号)
この告示は、公表の日から施行し、平成19年4月1日から適用する。
附則(平成20年4月1日告示第90号)
(施行期日)
1 この告示は、公表の日から施行する。
(経過措置)
2 この告示の施行の際現に改正前の文書取扱いの様式等を定める要綱(平成18年小林市告示第5号)の規定による様式により使用される書類は、この告示の様式によるものとみなす。
附則(平成21年3月30日告示第84号)
(施行期日)
1 この告示は、平成21年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この告示の施行の際現に第2条、第11条、第19条及び第20条による改正前の告示による様式(次項において「改正前の様式」という。)により使用される書類は、改正後の告示の様式によるものとみなす。
3 この告示の施行の際現にある改正前の様式による用紙については、当分の間、必要な修正を加えたうえ、使用することができる。
附則(平成22年3月19日告示第146号)
この告示は、平成22年3月23日から施行する。
附則(平成22年6月24日告示第312号)
この告示は、公表の日から施行する。
附則(平成24年3月16日告示第42号)
この告示は、平成24年3月23日から施行する。
附則(平成24年3月30日告示第89号)
この告示は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成25年4月1日告示第99号)抄
(施行期日)
1 この告示は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成26年8月19日告示第203号)
この告示は、平成26年9月1日から施行する。
附則(平成27年3月10日告示第36号)
(施行期日)
1 この告示は、平成27年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この告示の施行の日の前日までに、改正前の文書取扱いの様式等を定める要綱様式第8号よりなされた起案は、改正後の文書取扱いの様式等を定める要綱様式第8号によりなされたものとみなす。
附則(平成27年3月30日告示第62号)
(施行期日)
1 この告示は、平成27年4月1日から施行する。
(保存年限の改正に伴う経過措置)
2 この告示の施行にかかわらず、現にこの告示による改正前の文書取扱いの様式等を定める要綱の規定による保存年限の基準により保存される文書については、この告示による改正後の保存年限により保存しなければならない。
(様式の改正に伴う経過措置)
3 この告示の施行の日の前日までに、改正前の文書取扱いの様式等を定める要綱様式第8号よりなされた起案は、改正後の文書取扱いの様式等を定める要綱様式第8号によりなされたものとみなす。
附則(平成28年3月25日告示第82号)抄
(施行期日)
1 この告示は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日告示第121号)
(施行期日)
1 この告示は、平成28年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この告示の施行の際現にこの告示による改正前の文書取扱いの様式等を定める要綱の規定による様式により使用される書類は、この告示による改正後の様式によるものとみなす。
附則(令和2年3月31日告示第50号)
この告示は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和3年7月30日告示第175号)
(施行期日)
1 この告示は、令和3年8月2日から施行する。
(経過措置)
2 この告示による改正後の文書取扱いの様式等を定める要綱の規定により使用される書類は、この告示の施行の日以後の文書の取扱いに関する事務について適用し、同日前の文書の取扱いに関する事務については、なお従前の例による。
別表(第4条関係)
① 30年
1 条例、規則、その他特に重要な規程等の制定改廃に関する文書(起案に関する部分で条例を除くものについては5年)
2 告示及び公告に関する文書で重要なもの
3 関係行政機関の諸令達で将来の例証となる文書のうち特に重要なもの
4 通知、申請、届出、報告、進達で将来の例証となる文書のうち特に重要なもの
5 歳入歳出予算書及び決算書(財政課・会計課所管のもの)
6 市議会会議結果報告書(総務課所管のもの)
7 職員(特別職・一般職)の進退、身分、賞罰等に関する文書及び履歴書(総務課所管のもの)
8 年金、退職手当、公務災害補償等に関する文書で重要なもの(総務課所管のもの)
9 恩給・遺族扶助料・組合交渉に関するもの
10 審査請求、訴訟、和解等に関する文書で重要なもの
11 市有財産の取得及び処分に関する文書で重要なもの並びに市有財産の登記に関する文書
12 市の廃置分合、境界変更及び字の名称区域変更に関する文書
13 市の沿革及び市史の資料となる文書で特に重要なもの
14 契約書及び覚書並びに認可等で特に重要なもの
15 各種統計、原簿、台帳、図面等で特に重要なもの
16 市政の総合的な計画その他特に重要な事案の計画に関する文書
17 叙位、叙勲、褒章及び表彰(市の条例等に基づく表彰に限る。)に関する文書
18 市長及び副市長の事務引継に関するもの
19 各種審議会等の委員・参与等の任免に関するもの
20 災害による事故で重要なもの
21 行旅死亡人等の取扱いに関するもの
22 議事録(議会事務局所管のもの)
23 前各号に掲げるもののほか、長期保存する必要があると認められる文書
② 10年
1 関係行政機関の諸令達で将来の例証となる文書のうち重要なもの
2 通知、申請、届出、報告、進達等で将来の例証となる文書のうち重要なもの
3 市議会に提出した議案等の原義
4 人事、給与に関する文書で重要なもの
5 市税その他公課に関する文書(土地名寄帳・課税台帳を含む。)
6 各種原簿、台帳等で重要なもの
7 重要な事業の計画及びその資料に関する文書
8 契約書及び覚書並びにその資料に関する文書
9 工事台帳
10 各種審議会・協議会等の議事録
11 寄附受納に関すること
12 令達番号簿
13 諮問・答申に関する文書で重要なもの
14 表彰(市の条例等に基づく表彰を除く。)に関する文書
15 共済給付金
16 前各号に掲げるもののほか、10年保存する必要があると認められる文書
③ 7年
1 扶養控除申告に関する文書
2 前号に掲げるもののほか、7年保存する必要があると認められる文書
④ 5年
1 契約書及び覚書並びに認可等に関するもの
2 陳情、請願等に関する文書
3 諮問、答申に関する文書
4 全国市長会又はこれに類するもの及び県市町村における会議等に関するもので重要なもの
5 部局長、総合支所長及び課長の事務引継に関するもの
6 規則・規程・要綱等の制定(改廃)の起案
7 外郭団体の予算の執行に関する文書(予算書・決算書・証ひょう・領収書等)
8 補助金・分担金及び負担金交付
9 地方税の徴収・還付
10 診療録
11 金銭の給付
12 共済年金
13 土地改良区の賦課金
14 支出負担行為書
15 削除された住民票・戸籍の附票
16 前各号に掲げるもののほか、5年保存する必要があると認められる文書
⑤ 3年
1 通知、申請、届出、報告、進達等の文書
2 文書処理簿・当直用文書受付簿・文書配付簿(書留等)
3 出勤簿・休暇簿・時間外勤務命令簿
4 旅行命令書(決裁用)・在勤地内等旅行命令簿・出張復命書
5 会計年度任用職員任用の起案
6 歳入歳出予算要求書(当初・補正・臨時)
7 労働者名簿・賃金台帳(外郭団体含む。)
8 前各号に掲げるもののほか、3年保存する必要があると認められる文書
⑥ 1年
1 通知、報告、照会、回答等の文書で軽易なもの
2 予算編成方針(事務取扱含む。)
3 消耗品単価表
4 歳入・歳出予算内示書
5 予算(追加)配当申請書・通知書
6 収入状況調書・収入支出予定表
7 歳出予算整理簿
8 予算決算状況調(歳入・歳出)
9 決算書・添付書類
10 市議会一般質問答弁書(資料含む。)
11 市議会会議録
12 市議会主管部・課議案説明資料
13 調定兼収入命令表の控(事後調定含む。)
14 更正命令票の控(歳入・歳出)
15 予算流用(予備費充用)伺票・通知表
16 予算執行伺書
17 支出負担行為票の控
18 支出命令票の控
19 支出負担行為兼精算命令票の控
20 物品購入依頼書兼執行伺書
21 前各号に掲げるもののほか、1年保存する必要があると認められる文書
別図(第2条関係)
収受印
