○小林市文書取扱規程
平成18年3月20日
訓令第5号
目次
第1章 総則(第1条―第10条)
第2章 文書の収受、処理及び起案(第11条―第14条)
第3章 文書の発送(第15条―第17条)
第4章 文書の整理、保存及び廃棄
第1節 通則(第18条―第21条)
第2節 文書の利用(第22条)
第3節 文書の置換え、移替え及び引継ぎ(第23条―第25条)
第4節 文書の保存(第26条―第31条)
第5節 歴史公文書等(第32条)
第6節 文書の廃棄(第33条―第35条)
第5章 補則(第36条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、本市における文書の取扱いについて、必要な事項を定めることを目的とする。
(1) 文書 小林市情報公開条例(平成18年小林市条例第10号)第2条第2項に規定する公文書をいう。
(2) 電子文書 文書のうち、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(3) 歴史公文書等 文書のうち、小林市情報公開条例第2条第2項第3号に規定する文書をいう。
(4) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書の収受、供覧、起案、決裁、施行、保管、保存、廃棄等の事務の処理及び文書に係る情報の総合的な管理を行う情報処理システムで、総務課長が管理するものをいう。
(5) ファイル基準表 課において保管している文書について、当該文書の分類、処理方法、保存年限等の基準を定めた一覧表のことをいう。
(6) 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。
(7) 未完結文書 文書上の事務処理が完結していない文書をいう。
(8) 保管 ファイル基準表に基づいて、完結文書及び未完結文書を当該文書に係る事務を所管する課(以下「主管課」という。)のファイリングキャビネット若しくは事務室内の所定の場所に収納し、又は文書管理システムに登録しておくことをいう。
(9) 移替え ファイリングキャビネットの上段及び中段に収納している当該年度又は当該年の紙文書(文書のうち、電子文書を除いたものをいう。以下同じ。)をファイリングキャビネットの下段又は事務室内の所定の場所に移すことをいう。
(10) 置換え ファイル基準表に基づいて、事務室内に保管している紙文書を書庫に移すことをいう。
(11) 保存 完結文書のうち、置換えられた文書を書庫に収納し、又は文書管理システムで管理しておくことをいう。
(文書の処理及び取扱いの基本原則)
第3条 文書に関する事務処理は、原則として文書管理システムによって行うものとする。
2 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるよう処理し、及び管理しなければならない。
(文書事務の総括)
第4条 文書事務の総括は、総務課長が行う。
2 総務課長は、文書事務が適正かつ迅速に行われるよう課長その他の職員を指導するとともに、その改善に努めなければならない。
(課長の責務)
第5条 課長は、その所管する課における文書事務が適正かつ迅速に行われるよう努めなければならない。
2 課長は、文書事務に関する総務課長の指示に従わなければならない。
(ファイリングマネージャー)
第6条 課にファイリングマネージャーを置く。
2 ファイリングマネージャーは、課長が指名する主幹(これに準ずる者を含む。)をもって充てる。
3 課長は、ファイリングマネージャーを指名し、又はこれを変更したときは、速やかに総務課長に通知しなければならない。
4 ファイリングマネージャーは、課長の命を受け次に掲げる課の事務を処理する。
(1) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) ファイリングシステムの維持管理に関すること。
(4) 文書の持出し(主管課の職員が文書を当該主管課の外に持ち出すことをいう。以下同じ。)又は貸出し(他の課の職員に文書を貸し出すことをいう。以下同じ。)に関すること。
(5) 文書管理システムの利用に係る調整等に関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。
(ファイリングクラーク)
第7条 ファイリングマネージャーの事務を補助させるため、グループにファイリングクラークを置く。
2 ファイリングクラークは、課長が指名する職員をもって充てる。
3 課長は、ファイリングクラークを指名し、又はこれを変更したときは、速やかに総務課長に通知しなければならない。
4 ファイリングクラークは、ファイリングマネージャーを補佐するとともに、ファイリングシステムの維持管理に努めなければならない。
(文書管理のための管理簿)
第8条 本市の文書管理を適正に行うため、総務課及び地域振興課(須木庁舎及び野尻庁舎に置かれる地域振興課をいう。以下同じ。)に次の管理簿を置く。ただし、地域振興課については、第1号を除く。
(1) 令達番号簿
(2) 文書配付簿
(3) 当直用文書受付簿
(文書記号)
第9条 令達番号簿に登載すべき文書には、次の区分に応じ当該各号に定める文書記号を付する。
(1) 例規文書
ア 条例 小林市条例第 号
イ 規則 小林市規則第 号
ウ 訓令 小林市訓令第 号
(2) 公示文書
ア 告示 小林市告示第 号
イ 公告 小林市公告第 号
(3) 議案
ア 議案 議案第 号
イ 報告 報告第 号
ウ 諮問 諮問第 号
(公文番号及び文書番号)
第10条 前条の文書記号に公文番号を付する場合には、毎年1月1日に始まり、12月31日をもって終わる。
2 課の文書に文書番号を付する場合には、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日をもって終わる。
第2章 文書の収受、処理及び起案
(紙文書の収受)
第11条 本庁に送達された紙文書は、総務課において、須木庁舎及び野尻庁舎に送達された紙文書は、地域振興課において収受し、文書棚により未開封のまま主管課に配付する。ただし、配付先が明確でない紙文書は、開封の上主管課に配付する。
2 書留等の特殊文書は、文書配付簿に登載の上、主管課のファイリングクラーク等の受領印を得て配付する。
3 収受の日時が権利又は義務の得喪、変更等に関係があると認められる紙文書は、収受印を押印し、収受時刻を記入し、及び文書配付簿に登載の上、主管課のファイリングクラーク等の受領印を得て配付する。
4 当直者は、勤務時間外に紙文書が送達されたときは、これを収受し、当直用文書受付簿に登載の上、総務課又は地域振興課に引き継がなければならない。
(電子文書の収受)
第12条 電子文書は、当該電子文書が到達した課で収受するものとする。
2 前項の規定により電子文書を収受した課が当該電子文書の主管課でないときは、ファイリングマネージャーは直ちに当該電子文書を主管課に転送するものとする。
(文書の処理)
第13条 ファイリングクラーク等は、総務課又は地域振興課から紙文書の配付を受け、又は主管課において文書を直接収受したときは、文書管理システムにその旨を登録して文書番号を付すものとし、紙文書においては、収受印を押印の上、文書番号を記載しなければならない。ただし、庁内文書、庁外からの案内文書その他軽易なものについては、文書管理システムによる文書番号の付番を省略することができる。
2 前項の規定により収受した文書は、ファイリングクラーク等において、直ちに供覧その他必要な処理をしなければならない。
(起案)
第14条 起案は、文書管理システムに必要事項を登録し、文書管理システムにおいて電磁的に決裁を受ける方式又は文書管理システムから出力した起案用紙に押印して決裁を受ける方式により行うものとする。ただし、次に掲げる起案については、この限りでない。
(1) 電子計算機を利用して行う特定の業務の決定、管理等の事務の処理及び文書に係る情報の管理を行う個別の情報処理システムであって、当該業務に係る事務について決裁が完了したことを管理しているものによる起案
(2) その他文書管理システムによる処理により難いものと総務課長が認める起案
第3章 文書の発送
(文書の発送)
第15条 文書の起案担当者は、決裁を受けた文書を施行する場合において、庁外に発送しようとするときは、文書管理システムにその旨を登録の上、当該文書に主管課の頭文字からなる記号を付し、文書番号を記載しなければならない。ただし、挨拶状その他これに類する文書については、この限りでない。
2 ファイリングクラーク等は、郵送により庁外に紙文書を発送しようとするときは、毎週月曜日、水曜日及び金曜日の午後3時までに当該紙文書を総務課又は地域振興課に提出しなければならない。
3 電子文書は、主管課において発送するものとする。
4 文書の起案担当者は、決裁を受けた文書を施行する場合において、庁内に発送しようとするときは、文書管理システムにその旨を登録の上、原則として、同システムによる送信で行うものとする。
(文書の発信者名)
第16条 庁外へ発送する文書の発信者名は、法令に特別の定めがあるものを除き、市長名を用いるものとする。ただし、照会、回答、通知、報告等に関する文書であって、市と受信人の間において、権利又は義務の得喪、変更等の法律関係を生じないものについては、当該文書の決裁権者の職名を用いることができる。
2 庁内文書の発信者名は、事案の内容により副市長、部局長、須木総合支所長、野尻総合支所長又は課長の職名を用いるものとする。
(施行文書への公印の押印)
第17条 決裁を受けた文書を施行する場合は、小林市公印規則(平成18年小林市規則第14号)に定めるところにより公印を押印し、かつ、決裁を受けた文書と契印(契印を省略することが適当であると認められる場合を除く。)しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、公印の押印を省略することができる。
(1) 第15条第1項の規定により発送する文書のうち、国、県その他の地方公共団体に発送する文書(特に重要なものを除く。)
(2) 第15条第4項の規定により発送する文書
(3) 前条第1項ただし書に規定する文書
第4章 文書の整理、保存及び廃棄
第1節 通則
(文書の保管及び保存の原則)
第18条 文書は、ファイル基準表に基づき常に整然と分類整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。
(ファイル基準表)
第19条 ファイリングマネージャーは、年度当初に課において保管する文書についてファイル基準表を作成し、主管課長を経て、毎年4月10日までに総務課長に提出しなければならない。
2 ファイリングマネージャーは、ファイル基準表の固有文書について、当該年度の記載事項に変動が生じたときは、その都度、修正しなければならない。
3 総務課長は、ファイリングシステムの維持管理に必要があると認めるときは、課長に対し、随時ファイル基準表の提出を求めることができる。
(文書の整理)
第20条 完結文書は、ファイル基準表の区分に従い、フォルダー等に収納し、ファイリングキャビネット又は事務室内の所定の場所に保管しなければならない。
2 未完結文書は、未処理フォルダーに収納し、ファイリングマネージャーの指示する事務室内の所定の場所に保管しなければならない。
3 ファイリングマネージャーは、常に課の完結文書の把握に努め、ファイル基準表に登載する等、適正に管理しなければならない。
4 総務課長は、必要があると認めるときは、随時に課のファイリングシステムの管理状況を調査することができる。
第2節 文書の利用
(保管文書の貸出し等)
第22条 保管文書の貸出しを受けようとする職員は、ファイリングマネージャーに申し出て、その承認を受けなければならない。
2 ファイリングマネージャーは、前項の規定により保管文書の貸出しを承認したときは、貸出カードに必要な事項を記入させ、当該文書が収納されているフォルダーが保管されていた箇所に当該カードを入れておかなければならない。
第3節 文書の置換え、移替え及び引継ぎ
(保管文書の移替え及び置換え)
第23条 保管文書の移替え及び置換えは、年度別に保存する文書にあっては毎年3月末日までに、暦年別に保存する文書にあっては毎年12月末日までに行わなければならない。
2 保管文書の移替え及び置換えの期日については、総務課長が定める。
(置換えの方法)
第24条 ファイリングマネージャーは、保管期間経過後保存を必要とする紙文書を保存年限及び保存満了年月日別にフォルダーごと保存箱に収納して置き換えるものとし、その旨を文書管理システムに登録するものとする。
2 前項の保存箱には、課名、文書名、保存満了年月日及び保存年限を記載しなければならない。
(文書の引継ぎ)
第25条 課長は、前2条の規定により置き換えられた文書について、文書管理システムに必要な事項を登録し、総務課長に引き継がなければならない。
第4節 文書の保存
(文書の保存年限)
第26条 文書の保存年限は、ファイル基準表に定めるところによる。
(文書の保存年限の種別)
第27条 文書の保存年限の種別は、次のとおりとする。
(1) 30年保存
(2) 10年保存
(3) 7年保存
(4) 5年保存
(5) 3年保存
(6) 1年保存
(保存年限の決定等)
第28条 文書の保存年限の決定又はその変更は、主管課長が総務課長の承認を得て行う。
2 主管課長は、文書の保存年限を決定し、又はこれを変更しようとするときは、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮しなければならない。
3 ファイリングマネージャーは、前2項の規定により決定した文書の保存年限をファイル基準表に記載しなければならない。
(保存年限の計算)
第29条 文書の保存年限の計算は、年度別に保存する文書にあっては当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から、暦年別に保存する文書にあっては当該文書の完結した日の属する年の翌年の初日から起算する。
(保存文書の貸出し等)
第30条 保存文書(紙文書に限る。)の貸出し又は閲覧を受けようとする者は、総務課長(本庁以外の書庫に保存してある保存文書にあっては、総務課長が指定する課の課長をいう。次条において「総務課長等」という。)にその旨を申し出て、その承認を受けなければならない。
(書庫の管理)
第31条 総務課長等は、書庫の整理整とんに努め、火災予防に注意しなければならない。
2 書庫の利用は、勤務時間内に行うものとする。ただし、やむを得ない理由により勤務時間外に書庫を利用するときは、事前に総務課長等の承認を受けなければならない。
第5節 歴史公文書等
(歴史公文書等)
第32条 主管課長は、所管する文書のうち、歴史公文書等として選別されるものは、その旨を文書管理システムに登録するものとする。
2 第27条の規定にかかわらず、歴史公文書等は、30年を超えて保存することができる。
3 歴史公文書等の選別基準、保存、利用等に関し必要な事項は、この訓令に定めるもののほか、別に定める。
第6節 文書の廃棄
(文書の廃棄の決定)
第33条 主管課長は、第25条の規定により総務課長に引き継いだ文書(以下「引継文書」という。)の保存年限が満了し、総務課長からその旨の通知を受けたときは、文書管理システムに必要な事項を登録するとともに、当該引継文書を速やかに廃棄(電子文書にあっては、当該電子文書を文書管理システムから削除することをいう。以下同じ。)しなければならない。
2 主管課長は、引継文書について、保存する必要がなくなったと認めるときは、当該引継文書の保存年限の満了前においても総務課長と協議の上廃棄することができる。
(文書の廃棄の処理)
第34条 前条の規定により廃棄を決定した紙文書のうち、小林市情報公開条例第7条各号に規定する非公開情報が記録されているもの又は印影等他に使用されるおそれのあるものは、焼却、溶解又は裁断等の処置を講じなければならない。
(1) 現に監査、検査等の対象になっている文書 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされる文書 当該訴訟(上訴を含む。)が終結するまでの間
(3) 現に係属している審査請求における手続上の行為をするために必要とされる文書 当該審査請求の裁決の日の属する年度の翌年度の末日
(4) 公開請求(小林市情報公開条例の規定による公文書の公開請求をいう。以下同じ。)又は開示請求等(個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)の規定による保有個人情報の開示請求、訂正請求又は利用停止請求をいう。以下同じ。)があった文書 当該公開請求又は開示請求等に対する決定の日の属する年度の翌年度の末日
(5) 前各号に掲げるもののほか、事務の遂行上必要と認められる文書 当該事務の遂行に必要と認められる期間
2 前項の規定にかかわらず、総務課長は、必要があると認めるときは、その都度、引継文書の保存年限延長の可否を決定することができる。
3 総務課長は、前2項の規定により引継文書の保存年限延長の可否を決定しようとするときは、あらかじめ主管課長と協議しなければならない。
第5章 補則
(補則)
第36条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項は、総務課長が別に定める。
附則
この訓令は、平成18年3月20日から施行する。
附則(平成19年3月1日訓令第1号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成21年3月30日訓令第3号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月19日訓令第10号)
この訓令は、平成22年3月23日から施行する。
附則(平成22年6月24日訓令第32号)
この訓令は、公表の日から施行する。
附則(平成24年3月16日訓令第1号)
この訓令は、平成24年3月23日から施行する。
附則(平成24年3月27日訓令第6号)
この訓令は、平成24年5月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日訓令第6号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日の前日までに、この訓令による改正前の小林市文書取扱規程の規定により長期保存文書として保存している文書は、この訓令による改正後の規定により30年保存文書と定められた文書とみなす。
附則(令和3年7月30日訓令第1号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和3年8月2日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令による改正後の小林市文書取扱規程の規定は、この訓令の施行の日以後に作成し、又は収受した文書について適用するものとし、同日前に作成し、又は収受した文書の処理については、なお従前の例による。
附則(令和5年3月27日訓令第1号)
この訓令は、デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律(令和3年法律第37号)附則第1条第7号に掲げる規定(同法第51条の規定に限る。)の施行の日(令和5年4月1日)から施行する。