○小林市戸籍総合管理システムに係るデータ保護管理要綱
平成18年3月20日
告示第19号
(目的)
第1条 この告示は、小林市電子計算組織の管理運営に関する規程(平成18年小林市訓令第6号。以下「管理規程」という。)の規定に基づき、小林市における戸籍総合管理システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍情報システムとは、現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、改製原戸籍、戸籍附票及び人口動態調査票等を、磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、戸籍附票事務及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) データとは、戸籍総合管理システムで取り扱われる入出力データと連携用住基データをいう。
(3) 磁気ディスク等とは、磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメントとは、システム設計書、プログラム説明書、操作手引書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍総合管理システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するよう配慮しなければならない。
(戸籍データ取扱責任者の設置)
第4条 戸籍総合管理システムの適正な運用及びデータ保護について統括的な管理を行うため、戸籍データ取扱責任者を置き、市民課長をもって充てる。
(戸籍データ取扱責任者の職務)
第5条 戸籍データ取扱責任者の職務は、次に掲げるものとする。
(1) 管理規程第3条の規定に基づくデータ保護管理者とともに、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状況について常に把握し、戸籍データを的確に管理するよう努めなければならない。
(2) 戸籍情報システムは、火災、盗難その他の災害に備えて必要な安全措置を講じなければならない。
(3) 事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、データの保護管理者に報告しなければならない。
(戸籍端末装置管理者の設置)
第6条 戸籍データ取扱責任者を補佐させるため、管理規程第12条の規定に基づき戸籍端末操作管理者(以下「端末管理者」という。)を置き、市民課長、須木庁舎住民生活課長及び野尻庁舎住民生活課長をもって充てる。
(データの保護)
第7条 戸籍データ取扱責任者は、データの漏えい、滅失、損傷等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力されたデータは、電算処理を行う住民記録以外の他の業務と連動処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 入出力されたデータは、不要となった時点で、速やかに裁断等の復元できない方法によって処分しなければならない。
5 データは、法令に定める場合を除き、外部に提供してはならない。
(取扱状況の把握)
第8条 戸籍データ取扱責任者は、端末管理者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握していなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) ドキュメントの管理状況
(6) その他戸籍情報システムの運用に関すること
(パスワードの管理)
第9条 戸籍データ取扱責任者は、戸籍情報システムの取扱職員及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 戸籍データ取扱責任者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 戸籍データ取扱責任者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(端末機の操作)
第10条 端末機の操作は、当該職員でなければ行うことができない。
2 端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出しデータ及び戸籍に関するデータを戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第11条 データの管理者及び戸籍データ取扱責任者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表に掲げる戸籍情報システムに係る機器、ソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第12条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステムの安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して、年1回以上の研修計画を策定し、戸籍データ取扱責任者の承認を得た後、これを実施しなければならない。新任の取扱職員については、採用後できるだけ早い時期に実施しなければならない。
附則
この告示は、平成18年3月20日から施行する。
附則(平成20年4月1日告示第74号)
この告示は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月19日告示第149号)
この告示は、平成22年3月23日から施行する。
別表(第11条関係)
戸籍総合管理システムに係る機器及びソフト等の保管一覧
| 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
戸籍用サーバー | データ保護管理者 | ・パスワードによる起動 ・システム使用状況リスト ・施錠のできるラック | サーバーは、施錠できるラックに格納し市民課にて管理する。 ラックの鍵は、戸籍データ取扱責任者が管理する。 |
戸籍用クライアント | 戸籍データ取扱責任者 | ・パスワードによる起動 ・システム使用状況リスト | クライアントを起動する者は、戸籍データ取扱責任者の任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。 システム使用状況リストの控えを持ち、適正な管理を行う。 |
バックアップ用媒体 | データ保護管理者 | ・バックアップ記録リスト ・施錠できる保管庫 | バックアップ記録リストを定期的に記録し、そのリストを施錠できる保管庫で管理する。 |
「戸籍総合システム・ブックレス」のプログラム | データ保護管理者 | ・複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフト的に講ずる。 |