○小林市立小中学校文書取扱要領

平成18年3月20日

教育委員会告示第6号

(目的)

第1条 この告示は、小林市立小学校及び中学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いに関し必要な事項を定めることにより、校務の効率的運営及び文書の適正な管理を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この告示において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 学校に勤務する職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、当該学校の職員が組織的に用いるものとして、当該学校が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。

 官報、公報、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの

 一般に利用できる施設で閲覧等に供されているもの

 教職員が職務上取り扱う児童生徒の作品等学習上の成果物

(2) 受信・発信文書 学校名又は校長名で収受又は発送する文書をいう。

(3) 校内文書 職員が作成した文書のうち校内で使用する文書をいう。

(4) 校務支援システム 電子計算機を利用して文書に関する事務の処理等を行う情報処理システムで、教育長が指定するものをいう。

(5) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。

(要領の適用)

第3条 学校の文書管理には、別に定めのあるものを除きこの告示を適用する。

(文書管理の処理責任)

第4条 この告示の確実な実施を図るために、学校に文書管理者(以下「管理者」という。)及び文書取扱主任(以下「取扱主任」という。)並びに文書取扱担当者(以下「取扱担当者」という。)を置く。

2 管理者は校長をもって充て、取扱主任は事務主任をもって充て、取扱担当者は、指定事務に従事する職員のうちから管理者が指名する。事務主任の配置されていない学校にあっては管理者が取扱主任を指名する。

3 管理者は、文書の総括的な管理を行う。

4 取扱主任は、次に掲げる事務を行うものとする。

(1) 文書の収受及び配付に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書の処理の促進及び改善に関すること。

(4) 文書の整理・保管・保存及び処分に関すること。

(5) 校務支援システムの利用に係る調整に関すること。

5 取扱担当者は、取扱主任の事務を補助する。

(文書取扱いの原則)

第5条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるよう処理し、管理しなければならない。

(受付・選別)

第6条 取扱主任は、学校に到達した文書を収受したときは、次により速やかに処理しなければならない。

(1) 閲覧に供する文書は、収受印(様式第1号)を押し、校務支援システムに記録し、上部余白に閲覧処理印(様式第2号)を押し、文書番号(一連番号)及び分類番号等必要事項を記入する。ただし、軽易な文書については、校務支援システムへの記録は必要としない。

(2) 親展文書は、開封しないで宛名人に配付する。

(3) 保存を要する刊行物は、収受印(様式第1号)を押し、刊行物台帳(様式第3号)に登載する。

(4) 前各号以外の文書は、主務者又は宛名人に配付する。

2 前項の規定にかかわらず、電子文書は次の各号により取り扱うものとする。

(1) 校務支援システムにより収受した文書は、校務支援システムに記録し、主務者に送信する。

(2) 電子メール等により収受した文書のうち、閲覧に供する必要があるものは、原則として紙に出力し、前項第1号により処理する。

(分類)

第7条 受信文書は、文書標準分類表(別表第1)により分類するものとする。ただし、検索等により文書を特定し容易に参照できる方法で保管する場合は、この限りでない。

(閲覧・配付)

第8条 受付の処理をした文書は、処理経路図(別表第2)に従い速やかに閲覧に供するものとし、閲覧後は、教頭又は教務主任が主務者に配付する。

2 校務支援システムにより収受した電子文書は、教頭又は取扱主任が主務者に送信する。

(配付文書等の処理)

第9条 主務者は、校長の指示に従い、文書を速やかに処理しなければならない。

2 処理の済んだ文書は、主務者が所定の場所に収納する。

(起案)

第10条 発信文書は、原則として主務者が起案するものとする。起案に当たっては、決裁伺書(様式第4号)を用い、必要に応じて資料等を添付する。ただし、定例的な文書又は軽易な文書については、管理者と協議の上、決裁伺書を用いずに簡易な決裁に代えることができる。

(合議)

第11条 起案文書が、他の関係部又は係に関係する事務については、その関係部・係の同意を受けなければならない。

(回議・決裁)

第12条 起案文書は、必要に応じて教務主任、事務主任及び関係職員に回議し、校長の決裁を受けなければならない。

(浄書・審査)

第13条 決裁を受けた文書は、起案者において浄書し、取扱主任に決裁文書を提示して、審査を受けなければならない。

(公印・契印)

第14条 審査を受けた文書は、小林市立小学校及び中学校公印取扱要領(平成18年小林市教育委員会告示第7号)に定めるところにより押印し、決裁文書にかけて契印を押した後、発送の手続をとるものとする。

(発送)

第15条 起案者は、次に定める手続により文書を発送するものとする。

(1) 発信文書の日付は、発送の日を用いる。

(2) 発信文書に基づき起案した発信文書の発信番号は、当該受信文書の受付番号を使用し、校務支援システムに所要事項を記録する。

(3) 自ら発する発信文書の発信番号は、校務支援システムに所要事項を記録して新たな番号をとる。

(4) 決裁文書は、文書標準分類表(別表第1)により収納し保管する。ただし、検索等により文書を特定し容易に参照できる方法で保管する場合は、この限りでない。

(5) 発送は、郵送、使送等必要な所定の手続に従って行う。

(作成)

第16条 校内文書の作成に当たっては、主務者が事案の関係者と十分協議し、その文書に配付期日及び係名を明記する。

(分類)

第17条 校内文書は、校内文書標準分類表(別表第3)により、主務者が所定の場所に収納する。

(整理・保管)

第18条 文書は、常に整理し、その所在箇所及び処理状況を明らかにするとともに、情報の漏えい防止等適切に保管しなければならない。

(保存)

第19条 文書の保存期間は、文書保存期間標準区分表(別表第4)のとおりとし、用語の意味は、次の各号のとおりである。

(1) 常用 学校において常時利用する必要があると認められるもの

(2) 5改 法規・通知文書・登録などで新たに改正された場合、それまでの文書は5年間保存する。

(3) 改 手引書などで改定時点まで保存する。

(4) 随時 カタログ・案内文書など軽易な文書は、処理が終了すれば随時廃棄できる。

2 前項の保存期間は、その処理の完結した日の属する年度の翌年度から起算する。

3 同一事業で数年にわたるものはその終了の年度に統合し、2以上の事案に関するものは最も重要な事案に分類し、それぞれ関連のある文書に、その旨を記載する。

4 文書を保存するときには、年度、文書件名、分類及び保存区分を記入し、その所在場所を明らかにしなければならない。

5 内容が極めて軽易な文書で保存の必要のないものは、前項の規定にかかわらず完結後直ちに廃棄することができる。

(閲覧)

第20条 保存文書を職員が閲覧する場合は、取扱主任に申し出るものとする。この場合において、取扱主任は、当該閲覧が不適当であると認めるときは、これを拒むことができる。

2 閲覧した保存文書は、取り替え、抜き取り、訂正又は転貸してはならない。

(処分)

第21条 保存年限を経過した文書は、管理者と取扱主任で十分協議の上、焼却又は切断する等確実に廃棄する。

(委任)

第22条 この告示に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、校長が別に定める。

この告示は、平成18年3月20日から施行する。

(平成21年2月4日教委告示第6号)

この告示は、平成21年4月1日から施行する。

(平成22年3月19日教委告示第19号)

この告示は、平成22年3月23日から施行する。

(平成22年4月21日教委告示第25号)

この告示は、公表の日から施行し、平成22年4月1日から適用する。

(平成25年3月29日教委告示第6号)

この告示は、平成25年4月1日から施行する。

(平成25年5月15日教委告示第18号)

この告示は、公表の日から施行する。

(平成28年3月31日教委告示第7号)

この告示は、平成28年4月1日から施行する。

(令和5年12月26日教委告示第17号)

(施行期日)

1 この告示は、令和6年4月1日から施行する。

(令和6年3月14日教委告示第3号)

(施行期日)

1 この告示は、公表の日から施行する。

(経過措置)

2 この告示の施行の際現にこの告示による改正前の小林市立小中学校文書取扱要領の規定による様式により使用される書類は、この告示による改正後の様式によるものとみなす。

別表第1(第7条、第15条関係) 文書標準分類表

大分類

中分類

小分類

0

1

2

3

4

5

6

7

1

総務

0 法規

人事・免許

服務

給与

旅費

教務

保健体育

福利厚生










1 庶務

人事・免許

服務

給与

旅費













2 運営

管理・運営

行事(表)

学校訪問

研究指定

学校評価












3 児童生徒

学籍

教科書

就学援助

就学奨励













4 財務会計

公費予算

補助金

備品

施設設備

給食

監査

私費(校納金)










5 福利厚生

共済

互助会

学生協

安全衛生

一般厚生












6 渉外

PTA

社会教育

施設開放

視察・訪問

その他行事












7 総務一般

指定統計

校長

教頭

共同学校事務室

事務担当者

市町村職員

その他










2

教務

0 教科等

道徳

特別活動

各教科














1 教科外

視聴覚教育

図書館教育

人権教育

情報教育

市町村研究会

特別支援教育

へき地教育

その他









2 生徒指導

生徒指導

安全教育

防災教育

教育相談

表彰












3 キャリア教育・進路指導

キャリア教育

進路指導

進学

奨学奨励

就職












4 保健体育

保健

環境衛生

スポーツ振興センター

給食指導

体育連盟












5 研修

研究公開

研修センター

教育課程

講習・講座

経年研

初期研











6 教務一般

教務主任会

教育実習

作品公募

校外活動

学力テスト

その他











別表第2(第8条関係)

画像

別表第3(第17条関係)校内文書標準分類表

分類

説明

1 総務

0 学校経営

学校経営案資料・便覧

1 服務・給与

給与・旅費・服務関係

2 児童生徒

児童生徒名簿・連絡網・就学奨励・学籍関係

3 福利厚生

共済関係・人間ドック・互助会関係・校内親交会

4 PTA

PTA関係文書

5 総務一般

予算・施設等各種説明資料等

2 教務

0 教育計画

日程表・週時程等小規模な計画表・教育課程編成

1 学校行事

校内の儀式・行事(行事表含む。)

2 校外行事

遠足・修学旅行・校外学習・宿泊学習

3 学年学級

学年だより・学級だより等学年・学級単位の文書

4 研修

講習講座・初期研修

5 教務一般

教科書・副読本・教育実習・学力テスト

3 研究

0 校内研究

校内研究・テーマ研究・事例研究・研究公開・視察資料・各教科研究・授業研究

4 学習

0 学習指導

学習計画・教科及び教科外(道徳・図書館・視聴覚・人権・特別支援等)

1 作品・応募

校内作品展・作品募集案内

5 環境

0 環境美化

清掃指導・校内美化・学級園等に関する文書

6 生徒指導

0 生活指導

生徒指導関係・休業中のしおり・教育相談

1 安全指導

安全教育・交通安全指導・安全点検

2 防災教育

防災教育・避難訓練

3 特別活動

児童生徒会関係・奉仕活動・クラブ活動・文化祭

7 キャリア教育・進路指導

0 キャリア教育

職場体験学習

1 進路指導

進路指導関係・教育相談

2 進学

高等技術専門校関係

3 奨学奨励

奨学金関係

4 就職

就職関係

8 連携

0 連携

幼保小連携・小中連携・中高連携・地域連携

9 保健体育

0 保健指導

保健指導・各種予防接種・日本スポーツ振興センター関係

1 健康管理

体位測定・健康診断・歯科検診・尿検査・モアレ検査・心臓検診等

2 給食指導

給食指導・献立表

3 体育

体育大会・持久走大会・水泳大会・体力検査等

4 部活動


別表第4(第19条関係)文書保存期間標準区分表

No.1

大分類

中分類

小分類

(文書・書類例)

保存期間

1 総務

0 法規

0 人事・免許

人事に関する通知通達、教員免許に関する通達通知通達

5改

1 服務

服務に関する通知通達

2 給与

給与に関する通知通達

3 旅費

旅費に関する通知通達

4 教務

教育課程に関する通知通達、教科書に関する通知通達

5 保健体育

学校保健に関する、通知通達、環境衛生に関する通知通達及び日本スポーツ振興センターに関する通知通達

6 福利厚生

共済組合制度に関する通知通達、公立学校共済組合貸付規程、宮崎県教職員互助会定款・規程及び学校生協定款・規程

7 財務会計

財務会計に関する通知通達

1 庶務

0 人事・免許

人事記録カード

30

教職員の進退に関する意見具申、臨時的任用職員採用関係書類、育児休業関係書類、一般・専従・結核休職関係書類、教職員名簿、教員免許申請関係書類及び辞令(写)

5

1 服務

出勤簿、休暇処理簿、年休繰越整理簿、週休日の振替・振替計画整理簿、研修承認申請書、研修報告書、復命書、職務専念義務免除関係書類及び分限処分関係書類

5

2 給与

給与口座振込申出書、預金口座振替申出書及びその他控除振替先預金口座登録関係書類

5改

給与実務の手引、給与関係コード表、給与電算報告書作成マニュアル、諸手当認定事務処理要領、諸手当認定事務要領(総務事務センター)及び給与電算報告事例集(総務事務センター)

年末調整関係書類

7

昇給昇格内申書関係書類、昇級発令通知書、切替発令通知書、給与台帳明細書、給与支給内訳書、期末勤勉手当支給内訳書、住民税確認資料、源泉徴収票、その他控除入力票、へき地手当に準ずる手当関係書類、扶養手当・住居手当・通勤手当・単身赴任手当関係書類、児童手当受給者台帳、児童手当認定請求書、時間外勤務・休日勤務命令簿、時間外勤務手当整理簿、教員特殊業務従事実績簿、教育業務連絡指導業務従事実績簿、電算報告書、多学年学級担当支給内訳、会計年度任用職員報酬関係書類、時間外勤務手当配当通知書、管理職員特別勤務手当関係書類及びタクシー乗車券関係書類

5

児童手当額改定認定請求書・額改定届、児童手当現況届及び未支払児童手当請求書

2

上記以外の児童手当関係届書等

1

3 旅費

旅行命令書、旅費予算配当通知書、旅費予算整理簿、旅費支給内訳書(タンキングシート)及び旅費受領代理人委任状

5

No.2

大分類

中分類

小分類

(文書・書類例)

保存期間

1 総務

2 運営

0 運営

学校沿革史

永年

学校経営案、学校日誌

5

学校要覧、職員会議記録及び学校運営協議会記録簿

3

1 行事(表)

学校行事実施届

3

年間行事予定表等関係書類、校内行事実施計画関係書類及び儀式関係書類

1

2 学校訪問

学校訪問関係書類

3

3 研究指定

研究指定関係書類

5

3 児童生徒

0 学籍

卒業証書授与台帳(卒業生台帳)

永年

指導要録様式1(学籍に関する記録)

20

指導要録様式2(指導に関する記録)、指導要録抄本、転入・転出台帳、転入学通知書、児童生徒出席簿、小学校就学者名簿、中学校就学者名簿、児童生徒名簿、校区外就学許可書、外国人就学許可書、学齢簿の記載事項変更通知、就学者名簿の記載事項変更通知、成績一覧表及び教育支援委員会関係文書

5

在学証明書発行控、卒業証明書発行控、成績証明書発行控及び学割証発行控

3

1 教科書

教科用図書・副読本等教材関係書類、教科用図書給与証明書(控)及び教科用図書配当表

5

2 就学援助

要保護・準要保護児童生徒世帯票

10

要保護・準要保護児童生徒就学援助費認定関係書類、就学援助費請求及び支給関係書類並びに要保護・準要保護関係書類

5

3 就学奨励

特別支援教育就学奨励費認定関係書類、特別支援教育就学奨励費請求及び支給関係書類並びに特別支援教育就学奨励費関係書類

5

4 財務会計

0 公費・予算

公費予算整理簿、郵券売払簿、物品受払簿、予算配当通知書、予算要求書、電話料明細書、物品購入関係書類及び予算に関する書類

5

理科薬品台帳、保健薬品台帳

3

1 補助金

補助金交付金関係書類及び負担金関係書類

5

2 備品

備品台帳、図書台帳、理科教育等設備台帳及び寄贈寄附備品台帳

常用

備品関係書類

5

3 施設設備

校舎施設整備設計図

施設台帳、施設設備管理委託契約書及び施設設備関係書類

5

消防用設備等点検結果報告書

3

4 給食

給食費会計関係書類(徴収台帳、出納簿、領収書及び契約書類)及び給食関係書類

5

検食日誌及び給食日誌

1

No.3

大分類

中分類

小分類

(文書・書類例)

保存期間

1 総務

4 財務会計

5 監査

監査関係書類

5

6 私費会計

私費会計関係書類(PTA会計、教育振興会会計、後援会会計、売店関係会計、学年学級会計及び部活動会計ほか)

3

5 福利厚生

0 共済

福利厚生事務の手引

長期給付(退職給付、障害給付及び遺族給付)関係書類

5

共済組合給付金決定通知書、被扶養者認定関係書類及び事故報告関係書類

3

人間ドック決定通知書及び各種給付金・手当金・見舞金給付申請書

1

1 互助会

互助会事務の手引、入会・会員資格関係書類、退職互助部関係書類、互助会・特弔掛金内訳書、互助会給付金関係書類、各事業関係書類(厚生、公益文化、地区運営、宿泊補助及び貸付)及び業務連絡会関係書類

1

2 学生協

加入・組合員資格関係書類、脱退関係書類、出資金関係書類及び厚生担当者会関係書類

1

3 安全衛生

教職員事故報告及び防災計画関係書類

5

防火管理者選任関係書類

3

4 一般厚生

校内親睦会関係書類

1

5 公務災害通勤災害

公務・通勤災害事務処理の手引及び地方公務員災害補償実施の手引

6 渉外

0 PTA

PTA等関係書類(会計書類を除く。)(PTA、後援会、教育振興、青少年対策、子ども育成会等)

3

1 社会教育

社会教育関係書類(会計書類を除く。)(生涯学習、家庭教育学級、スポーツ少年団等)

3

2 施設開放

学校施設開放関係書類

3

3 視察訪問

視察・訪問関係書類

3

4 その他の行事

校外行事関係書類

1

7 総務一般

0 指定統計

学校基本調査、学校基本調査附帯調査、公立中学校等卒業者の進路調査、学校教員統計調査、地方教育費調査、地方教育費附帯調査、毎月勤労統計調査、小学校卒業予定者進路状況調査、中学校卒業予定者進路希望調査、児童生徒学級数及出欠状況調査及び休暇等取得状況調査

5

1 校長

校長会等関係書類

3

2 教頭

教頭会等関係書類

3

3 共同学校事務室

共同学校事務室関係書類

3

4 事務担当者

事務職員研究会関係書類、学校栄養職員研究会関係書類及び給食事務担当者会関係書類

3

5 市町村職員

市町村職員関係書類

3

6 その他

その他の会議開催文書、職員派遣文書及び各種広報

3

No.4

大分類

中分類

小分類

(文書・書類例)

保存期間

2 教務

0 教科等

0 道徳

道徳指導関係書類及び道徳担当者会関係書類

3

1 特別活動

児童会・生徒会関係書類、学年学級特別活動関係書類、クラブ活動関係書類、部活動関係書類及び特別活動担当者会関係書類

3

2 各教科

教科指導関係書類及び教科研究会関係書類

3

1 教科外

0 視聴覚教育

視聴覚教育関係書類及び視聴覚教育研究会関係書類

3

1 図書館教育

図書館教育関係書類及び図書館教育研究会関係書類

3

2 人権・同和教育

人権・同和教育関係書類及び人権・同和教育研究会関係書類

3

3 情報教育

情報教育関係書類及び情報教育研究会関係書類

3

4 市町村研究会

教科外研究関係書類及び教科外研究会関係書類

3

5 特別支援教育

特別支援教育関係書類及び特別支援教育研究会関係書類

3

6 へき地教育

へき地教育関係書類及びへき地教育研究会関係書類

3

7 環境教育

環境教育関係書類、環境教育研究会関係書類及び環境美化活動関係書類

3

2 生徒指導

0 生徒指導

生徒指導関係書類、生徒指導に関する調査・報告、生徒指導研究会関係書類及び拾得物処理関係書類

3

1 安全教育

安全教育関係書類、安全教育に関する調査・報告及び安全教育研究会関係書類

3

2 教育相談

教育相談関係書類

3

3 進路指導

0 進学

進学関係書類、進路指導研究会関係書類及び進路指導関係書類

3

1 奨学奨励

奨学奨励関係書類

3

2 就職

就職関係書類

3

4 保健体育

0 保健

職員健康診断票、児童生徒健康診断票、児童生徒歯の検査表、就学時健康診断票、学校医執務記録簿、学校薬剤師執務記録簿、保健日誌、学校保健統計調査、医療券申請書及び発行台帳、保健調査票、保健調査関係書類並びに各種検査・予防接種関係書類

5

保健指導関係書類及び保健研究会議関係書類

3

1 環境衛生

プール日誌及び学校環境衛生検査結果報告書

5

環境衛生関係書類及び安全点検関係書類

3

2 スポーツ振興センター

加入契約書、共済掛金納入関係書類、給付金請求関係書類及び日本スポーツ振興センター関係書類

5

3 給食

給食指導関係書類、給食指導研究会関係書類及び給食指導に関する調査関係書類

3

No.5

大分類

中分類

小分類

(文書・書類例)

保存期間

2 教務

4 保健体育

4 体育連盟

体育連盟関係書類、スポーツ振興関係書類、部活動関係書類、体育に関する調査関係書類及びスポーツ保険関係書類

3

5 研修

0 研究公開

研究公開関係書類

3

1 研修センター

県教育研修センター関係書類

3

2 講習・講座

体育実技講習会関係書類、免許取得講習関係書類及び各種講習講座関係書類

3

3 教育課程

教育課程講習会関係書類及び教育課程講習会報告関係書類

3

4 経年研

教職経験者研修会関係書類

3

5 初期研

初期研修関係書類

5

6 市町村研究会

市町村研究会関係書類

3

6 教務一般

0 教務主任会

教務主任会関係書類

3

1 教育実習

教育実習関係書類

3

2 作品公募

習字・図画・作文等募集、応募関係書類及び校内作品展関係書類

1

3 校外活動

校外学習実施関係書類

3

4 その他

教育課程編成書類、校時程・週時程関係書類及び諸検査関係書類

5

校内研究関係書類

3

家庭環境調査

1

画像

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画像

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小林市立小中学校文書取扱要領

平成18年3月20日 教育委員会告示第6号

(令和6年4月1日施行)

体系情報
第7編 育/第2章 学校教育
沿革情報
平成18年3月20日 教育委員会告示第6号
平成21年2月4日 教育委員会告示第6号
平成22年3月19日 教育委員会告示第19号
平成22年4月21日 教育委員会告示第25号
平成25年3月29日 教育委員会告示第6号
平成25年5月15日 教育委員会告示第18号
平成28年3月31日 教育委員会告示第7号
令和5年12月26日 教育委員会告示第17号
令和6年3月14日 教育委員会告示第3号