(目的)

第1条　この規程は、病院事業(以下「病院」という。)における文書の取扱いに関し、必要な事項を定めることにより、文書事務の適正かつ円滑な処理を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　事務の処理は、原則として文書によらなければならない。

(事務部長の責務)

第4条　事務部長は、常に担当部署における文書の取扱いに留意し、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。

(部長級の職にある者の責務)

第5条　部長級の職にある者(以下「部長等」という。)は、常に担当部署における文書事務が円滑適正に処理されるよう留意し、所属職員の指導に努めなければならない。

(文書担当)

第6条　部長等の文書事務を補佐するため、部に文書担当を置く。

(収受手続)

第7条　到達した文書は、事務部において収受し、次に定めるところにより処理しなければならない。

(電話等による聴取)

第8条　各部等において電話、ファクシミリ等又は口頭で受理した事案のうち重要なものは、起案用紙(小林市文書取扱規程(平成18年小林市訓令第5号)第14条に規定する起案用紙をいう。以下同じ。)に記載し、文書として取り扱わなければならない。

(電気通信回線を利用した収受)

第9条　第7条第1項の規定にかかわらず、電子文書は、電気通信回線を利用して収受することができる。

(処理の原則)

第10条　事務部長は、文書を収受したときは、当該事務担当者に、処理方針を示して速やかに処理させなければならない。

(文書の作成)

第11条　決裁を要する文書の起案は、文書管理システムに必要事項を登録し、文書管理システムにおいて電磁的に決裁を受ける方式又は文書管理システムから出力した起案用紙に押印して決裁を受ける方式により行うものとし、次の各号により処理しなければならない。ただし、別に定めがあるもの、一定の簿冊により処理できるもの又は軽易な文書で、回覧印を用い、処分案を余白に朱書して処理できるものは、この限りでない。

(文書の記号及び番号)

第12条　施行する文書は、全て文書記号及び文書番号を付けなければならない。ただし、病院内文書又は軽易な文書については、これを省略することができる。

(浄書)

第13条　文書の浄書は、原則として担当部署において行う。ただし、担当部署において浄書することが困難な場合は、浄書依頼書を記入の上、必要に応じて浄書する原本を添えて、事務部に提出するものとする。

(公印の押印等)

第14条　紙文書を施行するときは、公印を押印しなければならない。ただし、病院内文書又は軽易な文書については、これを省略することができる。

(公印の使用)

第15条　小林市病院事業公印規程(平成21年小林市病院企業管理規程第14号)に定める公印を押印するときは、その押印しようとする文書に当該決裁文書を添えて、公印保管者に提示し、審査を受けなければならない。

(発送)

第16条　文書等を発送しようとするときは、担当部署において封入をし、発信者、あて先並びに郵便の種別(親展、書留、速達、内容証明等)、宅配便及びメール便等に区別して、事務部に提出するものとする。

(電気通信回線を利用した文書の送信)

第17条　前条の規定にかかわらず、電子文書は、電気通信回線を利用して送信することができる。

(文書整理の原則)

第18条　文書は、文書分類表に基づいて常に整理し、重要なものは非常災害に際して支障がないよう必要な措置をしておかなければならない。

(完結文書の整理等)

第19条　完結文書は、次に定めるところにより、これを整理しなければならない。

(文書の保管)

第20条　完結文書は、完結した年度の翌年度(年にあっては、翌年)1年間は、主管部等内又は文書管理システムにおいて保管する。

(書庫の管理)

第21条　書庫は、事務部長が管理する。

(保存種別及び保存期間)

第22条　法律又はこれに基づく政令に規定するものを除くほか、文書の保存期間は、次のとおりとする。

(保存文書の廃棄)

第23条　部長等は、保存期間が経過した文書は廃棄するものとする。

(その他)

第24条　この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。