この告示は、小林市情報公開条例(平成18年小林市条例第10号。以下「条例」という。)の施行に関し、小林市情報公開条例施行規則(平成18年小林市規則第16号。以下「規則」という。)に基づき、情報の公開に係る事務の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

第2　情報の公開についての分掌事務等

1　情報公開室の設置

公開請求者の利便を図るため、総務課に小林市情報公開室(以下「情報公開室」という。)を設置する。

2　情報公開室で行う事務

ア　情報の公開等についての相談、案内及び連絡調整に関すること。

イ　情報の公開請求等の受付に関すること。

ウ　行政資料の収集及び管理に関すること。

エ　公文書及び行政資料の目録等の整備並びにその閲覧に関すること。

オ　公文書及び行政資料の写しの作成に要する費用の徴収に関すること。

カ　情報の公開に係る審査請求の受付に関すること。

キ　小林市情報公開・個人情報保護調整委員会(以下「調整委員会」という。)の庶務に関すること。

ク　小林市情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。

ケ　実施状況の公表に関すること。

コ　情報の提供に関すること。

サ　その他公文書の公開等に関すること。

3　所管課で行う事務

公開請求等に係る公文書を所管する課(課に相当するものを含む。以下「所管課」という。)で行う事務は、次のとおりとする。

ア　情報の公開請求等に係る公文書の検索及び特定に関すること。

イ　情報の公開に係る請求の却下及びその通知に関すること。

ウ　公開又は非公開の決定(以下「公開決定等」という。)及びその通知に関すること。

エ　情報公開に係る個人、法人、国等の市以外のもの(以下「第三者」という。)の意見の聴取及び当該第三者に対する公開決定等の結果の通知に関すること。

オ　公開決定等の期間の延長及びその通知に関すること。

カ　情報の公開の実施に関すること。

キ　情報の公開に係る審査請求の処理に関すること。

ク　審査会に対する諮問に関すること。

ケ　審査請求に対する裁決及びその通知に関すること。

コ　訴訟に関すること。

サ　情報提供に関すること。

第3　請求の受付等

1　相談及び案内

(1)　情報公開室での対応

情報の公開についての相談及び案内は、原則として情報公開室において行うものとする。

情報公開室では、来訪者の求める情報が、具体的にどのようなものであるかを聴取し、その場で情報の提供ができるときは、情報の提供で対応するものとする。

また、他の制度で閲覧等を行っている公文書は、条例の適用を受けないので、その旨を説明し、当該情報の閲覧等を行っている所管課を紹介するなど適切な案内を行うものとする。

(2)　所管課での対応

公開請求をしようとする者が直接、所管課へ来た場合は、所管課においてその情報が具体的にどのようなものであるかを聴取し、所管課において情報の提供ができるときは情報提供で対応し、情報の公開で対応するときは、情報公開室に案内するものとする。

また、他の制度で閲覧等を行っている情報は、(1)と同様に対応するものとする。

2　公開請求の受付に係る事務

(1)　公文書の特定等

公開請求をしようとする者の知りたい情報の存在の有無、(2)に掲げる条例上の対象公文書であることの確認及び当該情報が記録されている公文書の「件名」又は「内容」の特定は、情報公開室の職員が、文書目録等から特定した所管課との電話連絡により、又は所管課の職員が情報公開室に来て公開請求をしようとする者と応対することにより行うものとする。

(2)　条例上の対象公文書であるかの確認

ア　条例第2条第2項に規定する公文書であること。

実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。

(ア)　官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの

(イ)　一般の利用に供することを目的として保有しているもの

(ウ)　実施機関において歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がなされているもの

イ　条例附則第3項に規定する行政情報でないこと。

条例の施行の日以後に作成又は取得した行政情報であって、合併前の小林市及び須木村から承継されたものではないこと。

(3)　公文書の特定ができない場合

所管課の職員の不在等により情報公開室において公文書の特定ができない場合は、情報公開室の職員は、公開請求しようとする公文書の内容を具体的に聴取し、公開請求書を受け付けるものとする。この場合においては、次の事項について公開請求者に説明するものとする。

ア　公文書の特定は、後日所管課の職員が公開請求書の記載事項、聴取内容から判断するものであるが、確認のための連絡をする場合があること。

イ　公開請求書に補正が必要な場合は、当該補正に要した期間は決定期間に含まれないこと。

(4)　公文書の存否を明らかにしない場合

条例第9条に規定する、公開請求に係る公文書が存在しているかどうかを答えるだけで、非公開情報を公開することとなる公文書の公開請求があった場合は、請求段階において、公開請求をしようとする者に対して、当該公文書の存否を明らかにすることはできないことをよく説明し、当該公開請求を拒否することができる。

(5)　公文書が不存在の場合

公開請求に係る公文書が存在しない場合は、公開請求をしようとする者にその旨を説明し、公開請求の取下げを求めるものとする。この場合において、ほかの資料等により公開請求の趣旨に沿った情報提供等が可能なものについては、公開請求をしようとする者の利便を図るよう努めるものとする。

なお、当該公開請求の取下げがなかった場合は、受け付けるものとする。

(6)　公開請求の方法

ア　口頭、電話又はファクシミリによる公文書の公開請求は認めないものとし、公開請求書に必要事項を記載して行うものとする。ただし、自ら公開請求書に記載することが困難な公開請求をしようとする者に対しては、口頭による公開請求も認め、情報公開室の職員が口述筆記し、公開請求書を作成するものとする。

イ　公開請求書は、原則として公文書1件ごとに作成するものとする。ただし、同一人から同一の所管課に複数の公文書について公開請求があった場合は、1枚の公開請求書に記載することを認めるものとする。

ウ　郵送による公開請求は、形式的要件を具備した公開請求書を郵送することによって、公開請求できるものとするが、補正を要する場合は、相当の期間を定めて補正を求めるものとする。ただし、補正事項が軽微な場合は、公開請求者に確認し、情報公開室の職員が補正できるものとする。

(7)　請求権者の確認

ア　条例第5条の規定により、何人も公開請求できるものであるが、公開決定等の通知や公開を実施する日等についての調整が必要であるので、住所・氏名・電話番号等の確認は行わなければならない。

イ　未成年者からの公開請求については、公開請求書の各項目を理解し、本人が記載できれば、単独での公開請求を受け付けるものとする。なお、状況に応じて法定代理人の立会いを求めるものとする。

(8)　代理人による公開請求

公開請求は、原則として本人により行うものであるが、本人から委任を受けた者による代理請求も行うことができるものとし、この場合においては、代理関係を明らかにする委任状の提出を求めるものとする。

(9)　公開請求書の記載事項の確認

公開請求書の記載内容については、次の事項を確認し、不備があれば補正を求めるものとする。

ア　「請求者」について

(ア)　「電話番号」については、公開請求者が個人であるときは、自宅又は勤務先等本人に確実かつ迅速に連絡できる番号が、公開請求者が法人その他の団体であるときは、担当者に確実に連絡できる番号(担当者名及び所属)が記入してあること。

(イ)　押印の必要はない。

(ウ)　代理人による公開請求の場合は、余白に代理人の住所、氏名及び電話番号(代理人の自宅又は勤務先等本人に確実かつ迅速に連絡できる番号)の記載を求めること。

イ　「請求する公文書の件名又は内容」について公開請求された公文書を特定するためのものであるから、件名又は内容が公文書を特定できる程度に具体的に記載されていること。

ウ　「公開の方法」について

いずれかの番号に○印が付けられていること。

(10)　公開請求書の受付

情報公開室では、必要な事項を確認した上で、「受付印」(様式第1号)を押して複写し、その1部を公開請求者に控えとして渡すものとする。

(11)　公開請求書の補正

所管課は、公開請求書に形式上の不備がある場合は、条例第6条第2項の規定に基づき、公開請求者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。ただし、所管課は、そのようなことがないよう、公開請求書の受付時に十分注意すること。

(12)　公開請求者への説明

公開請求書を受け付けた場合は、公開請求者に「公文書の公開を求められた方へ」(様式第2号)を交付するとともに、次の事項について説明するものとする。

ア　公開するかどうかの決定は、公開請求があった日から起算して15日以内に行うこと。

イ　事務処理上の困難その他正当な理由があり、15日以内に公開するかどうかの決定を行うことができない場合は、決定期間を延長することがあり、その場合には、延長する期間を公開決定等期間延長通知書により、速やかに通知すること。

ウ　公開請求に係る公文書が著しく大量である場合は、条例第12条の規定により取り扱うことになること。

エ　公開するかどうかの決定をしたときは、公開決定通知書、部分公開決定通知書及び非公開決定通知書(以下これらを「決定通知書」という。)により、速やかに通知すること。

オ　公文書の公開を実施する日時及び場所は、決定通知書で指定すること。なお、公開を実施する日時については、事前に公開請求者と調整するものであること。

カ　公文書の保存等のため、公文書を複写したもので閲覧を行う場合があること。

キ　公文書の写しの交付を受けるときは、写しの作成に要する費用を負担する必要があること。また、郵送を希望した場合は、郵送料を負担する必要があること。

(13)　公文書公開事務処理簿への記入

情報公開室には、「公文書公開事務処理簿」(様式第3号)を備え、公開請求書を受け付けたときは、必要事項を記入して、常に処理経過等が把握できるようにするものとする。

(14)　所管課への公開請求書の送付

情報公開室で公開請求書を受け付けたときは、公開請求書(原本)の処理欄に受付年月日及び受付者名を記入し、その写しを保管するとともに、同日中に公開請求書を関係する所管課に送付するものとする。

なお、公開請求に係る公文書が複数の課に存在する場合は、当該公文書を作成した課又は当該公文書に係る事業主体となっている課を所管課とするものとする。

第4　公開請求書の収受及び公開決定等

1　公開請求書の収受等

(1)　収受の手続

所管課の長は、情報公開室から公開請求書の送付を受けたときは、受付印の日付と同日で小林市文書取扱規程(平成18年小林市訓令第5号)に基づき収受手続を行うものとする。

(2)　受付時に公文書の特定ができなかった場合の取扱い

受付時に公文書の特定ができなかった場合において、公開請求書の記載内容から判断できないときは、速やかに公開請求者に確認し、公文書の特定を行うものとする。

(3)　公文書の存否を明らかにしない場合の取扱い

公開請求に係る公文書の存否を明らかにしない場合は、当該公開請求を拒否することができる。

なお、この場合において、条例第9条の規定の適正な運用を図るため情報公開室と協議を行うものとする。

(4)　公文書が不存在の場合の取扱い

公開請求に係る公文書が不存在であることが明らかとなった場合は、公開請求者にその旨を説明し、公開請求書の取下げがないときは、速やかに公開請求者に当該公文書が存在しない旨を非公開決定通知書により、通知するものとする。

なお、この場合において、公開請求者の求める情報に近い公文書を案内し、又は情報の提供を行う等、公開請求者に対し適切な対応に努めるものとする。

(5)　公開請求があった日

条例第11条第1項に規定する「公開請求があった日」は、情報公開室において公開請求書を受け付けた日とする。

2　公開決定等に係る事務

(1)　公開又は非公開の検討

ア　所管課は、公開請求書を収受したときは、速やかに公開請求に係る公文書に記録された情報が条例第7条各号に該当するかどうか検討すること。また、公開請求された公文書の内容が複数の課にかかわりのあるときは、当該関係課と十分協議するものとする。

イ　所管課は、条例第8条の規定により部分公開するかどうかの検討に当たっては、公開請求書の「請求する公文書の件名又は内容」から判断するものとするが、必要に応じて公開請求者に電話等により確認して行うものとする。

ウ　非公開又は部分公開の決定は、当該決定に対する審査請求がなされ、更には訴訟の提起も予想されることから、特に慎重に検討を行い、非公開とする理由を明確にしておくものとする。

エ　写しの交付の請求については、著作権等の侵害の有無について十分検討するものとする。なお、公開請求時に閲覧のみ希望していても、公開時に改めて写しの交付を求められることがあるので、その場合には、写しを交付して差し支えないものとする。

オ　公開請求のあった公文書に第三者に関する情報が記録されている場合は、必要に応じて第三者への意見聴取を行うものとする。

(2)　第三者情報の取扱い

公開請求に係る情報に第三者に関する情報が記録されている場合は、慎重かつ公正に公開の可否の決定を行うため、次の事項に十分配慮して意見聴取を行うこと。

ア　条例第14条第1項の規定に基づく意見照会は、次に掲げる情報以外のものについて、必要と認める第三者に対して行うものとする。

(ア)　条例第7条各号のいずれかに該当し、非公開とすることが明らかな情報

(イ)　条例第7条各号のいずれにも該当せず、公開することが明らかな情報

イ　条例第14条第2項の規定に基づく意見照会は、すべての第三者に対して行うものとする。

ウ　意見照会をする事項は、個人若しくは法人等又は事業を営む個人に関する権利利益の侵害その他必要と認める事項とする。

エ　意見照会の方法は、公開請求書が提出されたことを意見照会書により通知し、1週間以内に意見書により回答するよう協力を求めるものとする。なお、公開請求者の氏名、住所は第三者に伝えてはならない。

オ　第三者から公開に反対の意見書が提出された場合は、当該第三者の権利利益の侵害等により、その処分に対して審査請求等がなされることを前提にして、公開の可否について慎重に検討を行うこと。

ただし、第三者への意見照会は、当該第三者に対して、公開・非公開についての同意の権利を与えるものではない。

カ　第三者から公開決定に反対の意見書が提出された場合は、公開決定の日と公開を実施する日との間に2週間以上の期間を置くこと。

キ　第三者に意見照会を行った後に公開決定した場合は、直ちに当該第三者に対し、公開決定第三者通知書により通知するものとする。

(3)　公開決定等

ア　所管課は、条例第10条の規定により公文書の公開決定等を行わなければならない。

イ　所管課の長が公開若しくは非公開の決定をし難い場合又は市内部の調整を図り統一的な制度運用を行う必要があると判断したときは、「公開決定等の事前審査依頼書」(様式第4号)により調整委員会に諮るものとする。

ウ　公開決定等については、所管課の長の専決事項とする。ただし、重要又は異例に属する事項については、必要に応じて総務課長以上の決裁を受けること。

エ　公開又は非公開の決定に当たっては、起案用紙を用いて回議するものとし、この場合においては、次の書類を添付するものとする。

(ア)　決定通知書の案

(イ)　公開請求書

(ウ)　第三者情報に係る意見聴取を行った場合にあっては、意見照会書及び意見書

(エ)　公開請求に係る公文書の写し(部分公開のときは、非公開とする部分が分かるようにすること。)。ただし、添付すべき公文書の写しが大量のときは、その概要を記載した書類

(オ)　その他公開決定等をするため必要な書類

オ　決裁に際しては、必要に応じて関係課と合議するものとする。

(4)　決定通知書の記載事項

ア　「公開請求に係る公文書の件名」は、当該公文書の作成年度及び件名を正確に記載し、原則として1件の公文書につき、1通の決定通知書を作成するものとする。ただし、1枚の請求書に複数の公文書の件名が記録されている場合で、決定内容が同一のものは、1枚の決定通知書にまとめて記載することができるものとする。

イ　「公開の方法」は、該当する区分のいずれか一つの番号に、○印を付けるものとする。

ウ　公開決定通知書及び部分公開決定通知書の「公開の日時」は、あらかじめ公開請求者及び情報公開室と事前に調整を行った上で、通常の執務時間内で、実施機関の指定する日時を記入するものとする。

エ　公開決定通知書及び部分公開決定通知書の「公開の場所」は、原則として情報公開室とする。

オ　部分公開決定通知書の「非公開とする部分の概要」は、当該情報が判明しないように記載するものとする。

カ　部分公開決定通知書及び非公開決定通知書の「非公開とする根拠規定」は、条例第7条の該当する号数をすべて記入すること。

キ　部分公開決定通知書及び非公開決定通知書の「根拠規定を適用する理由」は、条例第7条に該当する号数ごとにその理由を具体的に記載するものとする。

ク　「所管課」は、公開又は非公開決定に係る所管課名、グループ名まで記載し、電話番号も併せて記載するものとする。

ケ　条例第13条第2項の規定による取扱いになる場合には、備考欄にその旨記入するものとする。

(5)　決定通知書の送付

ア　所管課は、決定通知書を公開請求者に送付する際には、その写しを情報公開室に送付するものとする。

イ　部分公開決定通知書及び非公開決定通知書については、配達証明付き郵便により送付するものとする。

ウ　公開請求者が、公文書の写しの送付を希望したときは、写しの作成及び送付に要する費用及び納入手続について併せて通知するものとする。

(6)　公開決定等の期限

ア　所管課は、次のいずれかの場合においては、条例第11条第2項の規定により、決定期間を延長することができる。

(ア)　一度に多数の公開請求があり、短期間に検索等をすることが困難なとき。

(イ)　個人、法人等の第三者に関する情報であって、当該第三者の意見を聴取するのに相当の期間を要するとき。

(ウ)　年末、年始等で執務を行わない期間が含まれているとき。

(エ)　災害等により緊急を要する事務が一時的に増大し、短期間に決定することが困難なとき。

(オ)　裁判や国等の監査等のため、公開請求のあった公文書を本市以外の機関へ提出している場合で、期間内に公開の可否の決定をすることが困難であるとき。

(カ)　公開請求に係る公文書について関係各課との調整及びその内容が複雑なため判断に時間を要するとき。

イ　所管課は、決定期間を延長する場合は、延長する理由及び期間を記入した公開決定等期間延長通知書を遅くとも、公開請求があった日から起算して15日以内に公開請求者に届くよう送付するとともに、その写しを情報公開室に送付するものとする。

(7)　公開決定等の期限の特例

ア　所管課は、公開請求に係る公文書が著しく大量であるため、公開請求があった日から起算して60日以内にそのすべてについて公開決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、条例第12条の規定により、公開請求に係る公文書のうち相当の部分につき当該期間内に公開決定をし、残りの公文書については、相当の期間内に公開決定等をすることができる。

イ　所管課は、公開決定等の期限の特例を設ける場合は、公開決定等期間特例延長通知書を次に定めるところにより作成し、その写しを情報公開室にも送付するものとする。

(ア)　「当初の期限」は、公開請求があった日から起算して15日目の年月日、「公開請求に係る公文書の相当の部分につき公開決定等をする期限」は、公開請求があった日から起算して60日以内の年月日であること。

(イ)　「残りの公文書について公開決定等をする期限」は、公開請求があった日から起算して60日以内に公開決定等をする行政情報と行政情報の残りの部分を比較して、合理的な期間を決定して記載すること。

(ウ)　「小林市情報公開条例第12条を適用する理由」は、公開請求に係る行政情報が著しく大量であること、公開請求があった日から起算して60日以内にそのすべてについて公開決定等をすることにより通常の事務事業の遂行に著しい支障を及ぼすことを具体的に記載すること。

ウ　公開決定等の期限の特例の適用については、市民等との信頼関係が失われることのないよう、情報公開室と事前に協議の上慎重に行うこととする。

第5　公文書の公開の実施

1　公開の準備(所管課)

(1)　閲覧により公開を行う場合

公文書の閲覧は、原則として原本により行うものとする。ただし、次に掲げる場合については、公文書の写しを用意し、当該写しを閲覧に供するものとする。

ア　公文書の原本を閲覧に供することにより、当該公文書が汚損し、又は破損するおそれがある場合

イ　条例第8条の規定により公文書の部分公開をする場合

ウ　日常業務に使用している台帳等を閲覧に供することにより、業務に支障が生ずる場合

エ　公開請求のあった公文書が国等の監査等に必要である場合など、行政の円滑な執行が確保できない場合

(2)　部分公開により閲覧に供する場合

部分公開により公文書の一部を閲覧に供する場合は、非公開とする部分の記載方法や当該公文書のつづり方によって個別に判断するものであるが、おおむね次の方法によるものとする。

ア　公開部分と非公開部分が別ページに記載されているとき。

非公開とする部分を覆うか、若しくは取り外し、又は公開する部分を複写したものを用意し、当該写しを閲覧に供するものとする。

イ　公開部分と非公開部分が同一ぺージに記載されているとき。

該当するページを複写した上で、非公開部分をマジック等で消し、それを再度複写したものを用意し、当該写しを閲覧に供するものとする。

(3)　写しの交付により公開を行う場合

公文書の公開する箇所等を十分確認し、次に掲げる事項に留意して写しを作成するものとする。

ア　写しの作成は、原則として、日本産業規格A列4番の規格による用紙を用い、縮小・拡大は行わないものとする。

イ　写しの作成は、庁内の複写機により複写するものとする。ただし、当該公文書が、実施機関に設置してある複写機では写しの作成ができないときは、外部委託の方法により作成したものを交付することができるものとする。この場合においては、公開請求者に写しの作成期間及びその費用について明らかにしておくこと。

ウ　公文書の写しの交付部数は、公文書1件につき1部とする。

2　公文書の公開の実施に係る事務(所管課)

(1)　公開の日時及び場所

ア　公文書の公開は、公文書の写しを公開請求者に郵送する場合を除いて、決定通知書で指定した日時及び場所において行うものとする。

イ　公開請求者から事前に指定した日時の変更の申出があった場合又は公開請求者がやむを得ない理由により指定した日時に来られなかった場合は、所管課は公開請求者と協議の上、日時を変更し、情報公開室に連絡するものとする。ただし、改めて公開請求者に対して、決定通知書は交付しないものとする。

(2)　公文書等の搬入

所管課は、指定した日時までに、当該公文書等を指定した場所に搬入しておくものとする。

(3)　決定通知書の提示

所管課の職員は、公開決定通知書又は部分公開決定通知書の提示を求め、次の事項について確認するものとする。

ア　公開請求者であること。

イ　決定通知書に記載された公文書と閲覧等に供しようとする公文書とが一致すること。

(4)　公開請求者への説明

公文書の公開を行う際は、所管課の職員は、公開請求者に可能な範囲で説明を行うものとする。

(5)　公文書の閲覧等の中止又は禁止

所管課の職員は、規則第7条の規定により、閲覧者が、公文書を汚損し、若しくは破損したとき、又はそのおそれがあると認められるときは、当該公文書の閲覧を中止させ、又は禁止するものとする。

(6)　郵送による公開の実施

所管課において当該公文書の写しを作成し公開請求者に送付するとともに、その旨を情報公開室に知らせるものとする。

(7)　公開請求書の訂正

公開時において、公開方法に変更が生じた場合は、公開請求書の「公開の方法」を朱書き訂正しておくものとする。

3　費用の徴収に係る事務(情報公開室)

公文書の写しの作成に要する費用(以下「複写料」という。)は、前納とし、次のとおり徴収するものとする。

(1)　徴収額

徴収額は、規則別表に定める額とする。

(2)　徴収方法

ア　情報公開室で交付する場合

公文書の写しを情報公開室において交付するときは、現金で徴収するものとし、情報公開室の職員は、小林市財務規則(平成18年小林市規則第64号)等の規定に基づき処理するものとする。

イ　写しを郵送により交付する場合

公開請求者の希望により、公文書の写しを送付するときは、次のとおり取り扱うものとする。

(ア)　所管課は、複写料に係る納入通知書の作成を情報公開室に依頼する。

所管課は、決定通知書に当該納入通知書を添付し郵送に要する費用を示して、公開請求者に送付する。

(イ)　公開請求者は、複写料及び郵送に要する費用を指定金融機関等に納入し、納入通知書の領収書を所管課に送付する。

(ウ)　所管課は、当該領収書を公文書の写しに添付して公開請求者に送付する。

ウ　歳入科目

複写料の歳入科目は、公営企業会計を除き、次のとおりとする。

(会計)一般会計(款)諸収入(項)雑入

(目)雑入(節)雑入

第6　審査請求があった場合の事務

行政不服審査法(平成26年法律第68号。以下「法」という。)の規定により、実施機関に対し審査請求があった場合は、次により取り扱うものとする。

教育委員会については、公開請求に係る事務を教育長に委任し、教育長が決定を行っていることから、教育長の最上級行政庁と解釈される教育委員会に対する審査請求となる。

1　審査請求の受付(情報公開室)

(1)　審査請求の受付は、原則として情報公開室で行うものとする。

(2)　審査請求は、法第19条第1項の規定により審査請求書によることを要し、口頭による審査請求は認められないので、口頭で審査請求があったときは、審査請求書を提出するよう指導するものとする。

(3)　審査請求書を受け付けたときは、受付印を押印し、「公文書公開事務処理簿」(様式第3号)に必要な事項を記入するとともに、審査請求書の写しを2部作成し、1部は審査請求人に渡し、もう1部を情報公開室で保管するものとする。

なお、審査請求書(原本)は所管課に送付するものとする。

2　審査請求書の審査(所管課)

(1)　記載事項の確認

所管課は、情報公開室から審査請求書の送付があった場合は、法の規定に基づき、次の要件について確認の上、(3)により却下するときを除き、これを受理するものとする。

ア　審査請求書の記載事項の確認

(ア)　審査請求人の氏名及び年齢又は名称並びに住所

(イ)　審査請求に係る処分

(ウ)　審査請求に係る処分があったことを知った年月日

(エ)　審査請求の趣旨及び理由

(オ)　処分庁の教示の有無及びその内容

(カ)　審査請求の年月日

(キ)　審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団であるとき、総代を互選したとき、又は代理人によって審査請求をするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所

イ　審査請求人又はその代表者若しくは管理人、総代又は代理人の押印の有無

ウ　代表者若しくは管理人、総代又は代理人の資格を証明する書面が添付されていること。

エ　審査請求人が処分があったことを知った日の翌日から起算して3月以内の審査請求であること。

オ　審査請求人が、実施機関の公開又は非公開の決定によって、直接に自己の権利利益を侵害された者であること。

(2)　審査請求書の補正

ア　所管課は、審査請求が不適法であっても補正することができるときは、相当の期間を定めて、その補正を命ずるものとし、補正が完了したときをもって受理するものとする。

イ　所管課は、補正書の提出があったときは、その写しを情報公開室に送付するものとする。

(3)　審査請求についての却下の決定

所管課の長は、審査請求が次のいずれかに該当する場合には、当該審査請求について却下の裁決を行い、裁決書の謄本を審査請求人に配達証明付き郵便により送付するとともに、その写しを情報公開室に送付するものとする。

ア　審査請求をすることができない事項について審査請求がされたとき。

イ　審査請求資格のない者が申立てをしたとき。

ウ　審査請求期間経過後に申立てがされたとき。

エ　審査請求の目的が消滅したとき。

オ　補正命令に応じなかったとき。

カ　補正命令に定める補正の期間を経過したとき。

(4)　審査請求についての棄却の決定

所管課の長は、審査請求を理由がないとして棄却する場合は、当該審査請求について棄却の裁決を行い、裁決書の謄本を審査請求人に配達証明付き郵便により送付するとともに、その写しを情報公開室に送付するものとする。

3　審査会への諮問(所管課)

所管課は、条例第19条第1項の規定により、審査請求を却下するときを除き、遅滞なく小林市情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に諮問の手続をとらなければならない。

諮問に当たっては、「諮問書」(様式第5号)に、次に掲げる書類の写しを添付し情報公開室に送付するものとする。

ア　審査請求書

イ　公開請求書

ウ　決定通知書

エ　審査請求に係る経過説明書

オ　その他(審査請求の対象となった公文書等)

4　審査会の意見聴取等への対応(所管課)

所管課は、審査会から意見若しくは説明を求められたとき、又は資料の提出を求められたときは、これに応ずるものとする。

5　審査請求に対する決定

ア　審査会の答申は、情報公開室を経由して所管課へ送付するものとする。

イ　審査請求に対する裁決は、審査会の答申を尊重して行うものとする。

6　公開の場合の取扱い(所管課)

審査請求に対する裁決により、公文書を公開又は部分公開とすることとしたときは、次のとおり取り扱うものとする。

ア　所管課は、審査請求人と公開の日時等を調整すること。

イ　所管課は、送付書に公開する旨及び必要事項(公開の日時等)を記載し、審査請求人に送付すること。

ウ　所管課は、審査請求に対する裁決により第三者情報の記録されている公文書を公開するかどうかの決定を変更した場合は、その旨を当該第三者に通知すること。

第7　公文書の任意的公開に係る事務

1　公開の申出

条例附則第4項の規定による公文書の公開の申出については、「任意公開申出書」(様式第6号)によるものとする。

2　受付

前項の申出書を受け付けるときは、次の事項について申出者に説明するものとする。

(1)　任意的公開であること。

(2)　公開の諾否の決定は、申出があった日から起算して15日以内に限らないこと。

3　申出に対する回答

1の申出があった場合における公開するかどうかの回答は、「任意公開回答書」(様式第7号)によるものとする。

4　手続等

手続等については、この告示の第2から第5までの規定による取扱いに準じて行うものとする。

第8　公文書の検索資料の作成

1　検索資料

各実施機関は、毎年度検索資料として文書目録(ファイル基準表)を作成するものとする。

2　検索資料の配置

情報公開室には、すべての実施機関の文書目録を備え置き、一般の閲覧に供するものとする。

第9　実施状況の公表

情報公開室は、前年度の全ての実施機関の実施状況を取りまとめ、次に掲げる事項について、告示又は市広報に掲載することにより公表するものとする。

ア　公開の請求及び申出の状況

イ　アに対する決定状況

ウ　審査請求の件数及び裁決状況

エ　その他必要な事項

附則

附則(平成21年3月30日告示第84号)抄

附則(平成24年1月30日告示第8号)

附則(平成28年3月25日告示第82号)抄

附則(令和元年7月31日告示第47号)